I DENNE GUIDE GIVER VI DIG VIDEN OM HVORDAN DU SKABER ET INTRANET SOM JERES BRUGERE OG VIRKSOMHEDENS LEDELSE VIL VÆRDSÆTTE. Guiden ER SKREVET AF ESBEN RYTTER OG MARTIN ROSSEN. VI HAR IGENNEM 15 ÅR HJULPET VIRKSOMHEDER I HELE VERDEN MED AT IMPLEMENTERE INTRANET OG DIGITALE SAMARBEJDSLØSNINGER.
Er jeres intranet… stedet hvor informationer går hen for at dø? Den der hjemmeside hvor kommunikationsafdelingen skriver nyheder som ingen læser?
Et moderne intranet har potentiale til at skabe en god digital medarbejderoplevelse som vil øge medarbejdernes effektivitet og engagement. Ikke kun som indgangen til den digitale arbejdsplads men som selvstændig platform for kommunikation, samarbejde og opgaveløsning. For at forstå det moderne intranet, skal vi forstå den udvikling intranettet har været igennem. Grundlæggende har der været fire intranet ”generationer”.
Intranettets udvikling
1. Den interne webside – ofte lavet på samme content management system som hjemmesiden og med integration mellem intranet og hjemmeside. F.eks. blev produktsider og telefonbog delt. Et simpelt intranet uden personalisering, interaktion og hvor det var svært at publicere nyt indhold.
2. Medarbejderportalen – med introduktionen af de første portalløsninger som f.eks. Windows SharePoint Services, blev det nemmere at personalisere indhold, udvikle integrationer og udføre simple opgaver på intranettet. Medarbejderportalen var stadig envejskommunikation, svær at vedligeholde og dyr at udvikle.
3. Det Sociale Intranet – Det sociale intranet fik funktioner som blogs, wikis og netværk. Det blev muligt at kommentere og like indhold på intranettet. Den største nyhed var dog ”peer-to-peer” kommunikation på intranettet, altså at brugerne selv begyndte at kommunikere og samarbejde på intranettet. Typisk i mindre grupper, som afdelingssite, projekt sites eller netværk, som også tilbød chat og feeds. Det var også i denne periode at intranettet begyndte at være mobilt.
4. Den digitale medarbejderoplevelse – det sociale intranet har udviklet sig og er ikke længere en portal, men en oplevelse. Denne overgang har givet intranettet en identitetskrise, fordi det ikke blot er en opgradering af det eksisterende med et par nye funktioner tilføjet. Det er en gentænkning af den digitale oplevelse, virksomheden ønsker at give sine medarbejdere på tværs af organisationen, faggrupper og ledelseslag.
For første gang forholder intranettet sig til alle medarbejdere og tager udgangspunkt i deres opgaver og hverdag. Derfor er det ikke et centralt site, men en tilpasset oplevelse til den enkelte medarbejder, som spiller sammen med de øvrige digitale oplevelser medarbejderne anvender.
Efter et år med tvunget hjemmearbejde er den digitale medarbejderoplevelse blevet kritisk for medarbejdernes effektivitet og engagement, da den primære oplevelse af arbejdspladsen er den digitale oplevelse der tilbydes.
Så lad os kigge fremad og hvordan intranettet bliver centralt i den digitale medarbejderoplevelse.
Intranettet i den digitale medarbejderoplevelse
Fordi den digitale medarbejderoplevelse står på skuldrene af de tidligere intranet, vil mange af funktionerne, indhold, samt forside stadig være nødvendige. Den største forskel er at det ikke længere er medarbejderne der tilpasser sig intranettet – men intranettet der tilpasser sig medarbejderne. For at skabe værdi skal det moderne intranet derfor skabe en digital medarbejderoplevelse hvor følgende fem områder er centrale.
1. Omni-present intranet oplevelse – Intranettet skal være tilgængeligt, der hvor brugeren arbejder. Det vil sige hvis brugeren arbejder det meste af dagen i Teams, et CRM eller ERP system, så skal intranettet være tilgængeligt og give en meningsfuld oplevelse i den applikation. Det er ikke nok at linke ud til forsiden af intranettet. Det er nødvendigt at intranettet giver forskellige oplevelser i de forskellige applikationer.
Intranettet er således ikke længere et site eller indgang til andre systemer – men en samlet oplevelse af den digitale arbejdsplads på tværs af applikationer.
2. Hyper-personligt og brugerstyret – Intranet har været personlige siden medarbejderportalens tid i starten af 2000, hvor nyheder og links blev målrettede baseret på brugergrupper. Det moderne intranet går videre og er en fuldstændig personaliseret oplevelse og brugerne har ikke nødvendigvis samme funktioner, indhold eller design af deres intranet. Et moderne intranet er personligt på samme måde som medarbejderne kender det fra deres private anvendelse af Linkedin, Facebook og Instagram.
Udover en personaliseret portal skal medarbejderne have muligheden for selv at tilvælge og fravælge hvilket indhold man ønsker på sit intranet. Den brugerstyrede opsætning skal yderligere give mulighed for tilpasninger på tværs af de ”indgange” medarbejderen har til intranettet.
Brugerne har i stigende grad et ønske om og kompetencerne til, at kunne tilpasse portaler selv – det betyder dog ikke at man kan forvente at de selv bygger deres intranet op, derfor skal I som organisation stadig opbygge fleksible oplevelser.
3. Opgavebaseret og integreret – Et moderne intranet hjælper medarbejderne med at arbejde effektivt. Det skal stadig have nyheder og være et socialt mødested, men det skal også understøtte at medarbejderne kan løse sine opgaver effektivt. Det kan være via automatiserede workflows, overblik over igangværende opgaver og læringsmaterialer om opgaverne.
Det moderne intranet skal være integreret med medarbejdernes applikationer og præsentere et samlet personligt overblik over opgaver og data på tværs af systemer. Således bliver intranettet opgavebaseret og gør det muligt at få information og igangsætte workflows i andre systemer direkte fra et personligt overblik på intranettet.
4. Understøtte forskellige roller – Som medarbejder indgår man i mange forskellige roller og fordi interaktionen med arbejdspladsen primært er digital, er det vigtigt at intranettet understøtter alle rollerne
- Medarbejder i virksomheden – selvom intranettet skal være personligt og opgavebaseret er det stadig vigtigt at ledelsen kan kommunikere værdier, vision og mission via intranettet.
- Medarbejder i en afdeling/team – der skal være mulighed for kommunikation og samarbejde indenfor afdelingen. Det kan være lokale nyhedskanaler, dokumentdeling og kommunikation mellem teamets medlemmer.
- Den sociale medarbejder – Intranettet skal også være sjovt. Medarbejderengagement handler også om at have det sjovt og interagere med sine kollegaer. Når nogle eller alle arbejder hjemmefra – bliver det sociale også digitalt. Derfor skal intranettene i stigende grad understøtte sociale relationer.
- Den ubegrænsede organisation – med mere distancearbejde og fokus på work-life balance forventes det, at flere medarbejdere er løst tilknyttede. Derfor skal jeres intranet tilbyde ekstern adgang til konsulenter, freelancere og samarbejdspartnere.
5. Agil platform – Der er mange krav til et moderne intranet, det er både distribueret, personligt og opdateret. Derfor er det ekstremt vigtigt med en agil platform samt at der er en organisation omkring intranettet. Det har igennem 20 år vist sig at de organisationer, der får værdi af deres intranet, er dem som dedikerer ressourcer til at udvikle det.
NGAGE afholdte i starten af 2021 i samarbejde med Intra2 et webinar om INTRANETTET ANNO 2021 – du kan se webinaret ved at udfylde formularen på denne side.
Synes du artiklen var relevant, så tilmeld dig vores nyhedsbrev – vi sender ca. 10 artikler om året om udviklingen af den digitale arbejdsplads.