Support af Office 2013 stopper: hvad betyder det for dig?

11. april 2023. Det er den dato Microsoft slukker for supporten på Office 2013 og dermed SharePoint 2013. Hvad betyder det for din virksomhed og hvordan kommer du over på en ny og mere moderne platform?

Man tror det er løgn, men den er god nok. Det er snart et helt årti siden, vi skrev 2013. Et helt årti siden Edward Snowden begyndte at lække dokumenter, der afslørede omfanget af NSA’s overvågning. Et årti siden Danmark vandt det internationale Melodigrandprix med ”Only Teardrops” og et årti siden Chili Klaus begyndte at tone frem på YouTube.

Det er også et årti siden, at Microsoft introducerede SharePoint 2013 og efter først fem år med almindelig support og efterfølgende fem år med udvidet support, bliver supporten nu lukket ned. Det sker den 11. april 2023.

 

Hvad betyder det for dig, som stadig har et intranet, projektrum eller lignende på 2013 platformen?

Når supporten stopper til april, betyder det først og fremmest, at der ikke længere vil komme sikkerhedsopdateringer til 2013 produktporteføljen. Det vil sige, at de data, som fortsat ligger på platformen, er i større risiko for sikkerhedsbrud, og ikke længere lever op til eventuelle compliance forpligtelser, du måtte have. 

 

Hvad anbefaler vi, at I gør?

Derfor er det både Microsofts og vores klare anbefaling, at du begynder at tænke på, hvad der skal ske med det indhold, som ligger på platformen. Skal det bibeholdes eller slettes? Hvis det skal bibeholdes, skal du have fundet ud af, hvilken platform informationerne skal overflyttes til og lægge en plan for, hvordan du får det derover.

Hvis du vælger at flytte dit indhold over på en nyere SharePoint version, så findes der værktøjer, som kan hjælpe med migreringen. Du skal dog være opmærksom på, at indholdssider ikke effektivt kan flyttes med sådanne værktøjer. Forskellene i, hvordan siderne er bygget, er for stor til, at teknikken kan skifte eksempelvis webdele ud. Dokumentbiblioteker, billedbiblioteker, lister og lignende kan dog migreres automatisk.

Ofte kigger virksomheder derfor ind i, at deres indhold skal flyttes manuelt og det kan – afhængigt af mængden af data – tage lang tid. 

 

Hvordan migrerer jeg til en ny platform?

Hos NGAGE har vi hjulpet mange kunder med migreringen fra et ældre SharePoint intranet til en moderne platform. Vi tager altid udgangspunkt i brugeren og søger at forstå dem, inden vi foreslår en tilgang for lige netop jeres projekt. I grove træk kan man sige, at et typisk migreringsprojekt er bygget op som følger:

 

Fundament: vi analyserer jeres tekniske udgangspunkt og kortlægger jeres eksisterende løsning samt Office 365 miljø. Vi tilbyder også en indholdsanalyse, hvor vi dykker ned i det indhold I har, hvilke målgrupper I arbejder med (personaer) samt styrker og svagheder i den eksisterende løsning. I denne fase tager vi især udgangspunkt i forskellige brugergrupper og inddrager repræsentanter for disse.

 

Løsningsspecifikation: vi foreslår, hvordan I adresserer dels det eksisterende indhold, som skal være en del af flytningen, og dels de nye behov, som har vist sig i første fase. Vi tager udgangspunkt i use cases og sammenholder dem med mulige løsninger. Både i forhold til tekniske funktionaliteter, men også baseret på input fra brugerne. I bliver introduceret til forskellige løsningsmuligheder og sammen finder vi den version, som passer bedst til netop jer. 

 

Implementering: med udgangspunkt i analysen og specifikationen sætter vi en ramme op for jeres nye platform eller jeres MAP (minimal awesome product). I tæt dialog med jer udarbejder vi eksempelindhold og validerer løbende, at vi er på rette vej. Det giver dig en kort vej fra analyse til implementering og giver en stor fleksibilitet i forhold til at lave valideringer med brugerne og tilpasninger af implementeringen. Både løsningsspecifikationen og implementeringen adresserer vi i sprints med indbyggede feedback loops, så I og jeres brugere er involverede hele vejen. 

 

Træning og governance: med udgangspunkt i jeres redaktør-korps sammensætter vi et træningsforløb. Sammen identificerer vi desuden behovene for governance og opsætter procedurer, som understøtter disse.

 

Migrering: når rammen er på plads, begynder selve migreringen. Afhængigt at mængden af indhold, kan I vælge at bruge et tredjepartsværktøj til dele af migreringen. Der vil dog efter al sandsynlighed være behov for en manuel migrering også. Migreringen kan gribes an på forskellig vis og afhænger i høj grad af jer og jeres behov. Ofte vil vi i samarbejde identificere områder, som kan migreres tidligt i processen. Det vil især gælde for relativt statisk indhold. Men der vil også være områder, som skal migreres umiddelbart op til lanceringen. 

I mange tilfælde kan man med fordel lave en løbende lancering i takt med, at delområder kommer i mål. Fx har vi tidligere lanceret forsider, kompetenceløsninger og håndbøger uafhængigt af resten af projektet. Dermed kan delelementer – helt i den agil ånd -komme hurtigt ud til brugerne og skabe værdi for forretningen.

 

Go live: den nye løsning åbnes op for brugerne og den tidligere udfases.

Sideløbende med disse hovedfaser anbefaler vi at arbejde på en kommunikationsplan inklusive adoptionsaktiviteter, så vi får flyttet brugerne godt fra en platform til en anden. Vi anbefaler også at inddrage slutbrugerne i løbende test og validering – dels af opsætningen af platformen men også i eventuel specialudvikling. 

 

Med andre ord så er der en række skridt, som skal tages i forbindelse med, at Microsoft til april 2023 ikke længere supporterer SharePoint 2013. Hvordan du skal gribe det an kommer meget an på din organisation og jeres brugeres behov. Uanset hvilken vej I vil, skal I starte med at specificere, hvordan løsningen i grove træk skal se ud på en ny platform. Herefter bygger I fundamentet, opsætter MAPen og træner redaktørerne inden I påbegynder migreringen af det væsentligste indhold fra den eksisterende platform og kan lancere første fase.

 

HVAD GØR JEG NU?

Hvis ikke du har mod på selv at kaste dig ud i en migrering væk fra SharePoint 2013, så er du altid velkommen til at kontakte os. Du kan sende os dine oplysninger i formularen nedenfor eller kontakte Esben for mere information. 
 
Du er også meget velkommen til at melde dig til vores webinar om selvsamme emne, hvor vi også vil give inspiration til, hvordan en moderne løsning kan se ud.

Nysgerrig?

Er du nysgerrig og vil du gerne høre mere? Så udfyld formularen nedenfor og vi kontakter dig.

Eller hiv fat på Esben – hans kontaktoplysninger finder du til højre.

 

 

 

KONTAKT ESBEN FOR MERE INFO

Esben Rytter
Partner og CEO
+45 30 10 88 73