Sådan flyttede delpro deres filer til skyen
Hvordan flytter du knap 1.200.000 dokumenter og 200.000 mapper fra en filserver til skyen?
Hos DELPRO har NGAGE hjulpet med netop det og projektet blev afsluttet i efteråret 2022.
Filer i Teams og sider i SharePoint
Hos DELPRO blev løsningen en kombination af et intranet i SharePoint og filer i Teams. Som hovedregel blev afdelingerne udstyret med to teams: et offentligt team til samarbejde med resten af virksomheden og et privat team til samarbejde internt i afdelingen. Disse teams blev understøttet af indhold fra intranettet, således at brugerne har let adgang til informationer og materialer på intranettet direkte fra deres arbejde i Teams.
Løsningen blev yderligere underbygget med:
- En Powerapp til opslag af kemikalier, så brugeren hurtigt kan slå sikkerhedsforanstaltninger op eller få vejledning til førstehjælp, hvis uheldet er ude.
- Workflows til at understøtte manuelle processer eller sikre godkendelse af indhold
- Formularer til bestillinger eller anmodninger om tilladelser til eksempelvis at udføre gravearbejde
Dette er dels med til at støtte de mobile brugere og samtidig lette arbejdsbyrden for de administrativt ansatte ved at standardisere processerne.
Om indholdet skulle på intranettet eller i Teams blev valgt ud fra flere parametre, bl.a. hvor statisk eller levende indholdet var, hvem der måtte have adgang og hvilket adgangsniveau, de havde brug for.
Indhold af overvejende statisk karakter – fx. politikker og vejledninger – blev flyttet til SharePoint og omdannet til sider, da disse er mobilvenlige og søgbare. De er nemmere at tilgå for de medarbejdere der ikke sidder på kontoret.
Filer med behov for videndeling, samarbejde og sparring flyttes derimod til Teams. Microsoft Teams er forrygende til fildeling og samtidig redigering. Alle er redaktører og kan selv tilføje nye medlemmer og samarbejdspartnere, hvilket er med til at gøre arbejdsgangen meget fleksibel.
Til venstre ses eksempler på opgaveboards og SharePoint sider vist direkte i en Teams kanal.
Sikkerhed og vedligehold
Løsningen bliver understøttet af en række sikkerheds- og governancetiltag. Generelt er tilgangen til sikkerhed kendetegnet ved en flad struktur med ejerskab forankret lokalt. Løsningen er bygget med udgangspunkt i åbenhed og tilgængelighed, som undtagelsesvist er brudt, hvor det har været nødvendigt. Fx i forbindelse med HR-indhold. Ellers er løsningen designet, så brugerne bliver præsenteret for det indhold, som er relevant for dem, men at de har også har mulighed for at fremsøge langt størstedelen af det indhold, som ligger på platformen.
Bl.a. blev det besluttet:
- At alle teams skal have minimum 2 ejere som er ansvarlige for at teamets indhold er delt med de rette personer. På denne måde bliver ansvaret og ejerskabet fordelt lokalt blandt den ledelse, som kender indholdet bedst.
- At udvikle en række skabeloner, som beriger hvert team med metadata og derved danner basen for opfølgningen på det enkelte team.
- At investere i et tillægsmodul som understøtter administratorerne med forskellige oversigter. Fx: teams uden ejere, inaktive teams, gæsteadgange og meget mere.
- At oprette et gennemgående redaktørkorps, som sammen vedligeholder og udvikler intranettet. Dette fordrer sparring redaktørerne imellem og giver en meget simpel rettighedsstruktur, som er nem at vedligeholde.
- At ændre deleindstillingerne i SharePoint administrationen, så rettigheder ikke bliver brudt ved en fejl.
Projektets opbygning
Til at starte med lavede vi en afklaring og analyse af omfanget og typen af data, der skulle flyttes. Ud fra analysen blev alle involverede medarbejdere og afdelinger identificeret og herudfra blev projektet inddelt i 8 sprints.
Det første sprint blev dedikeret til den indledende opsætning af platformen – det vil sige sikkerhedsindstillinger, governance og lignende. De efterfølgende 7 sprints blev fordelt over de identificerede afdelinger.
Hvert sprint varede 2-3 uger, hvor vi først gik i dybden med den enkelte afdelings data og identificerede særlige forhold for netop deres område – særligt funktionalitet, rettigheder og lignende. Efterfølgende fik de en introduktion til platformen, hvordan den bruges og hvad de skulle være opmærksomme på.
Den enkelte afdelings løsning blev herefter opsat baseret på deres behov for samarbejde internt og eksternt. Ligeledes blev der i mange tilfælde udstillet information på intranettet i form af vejledninger, manualer, nyheder og meget mere. Den efterfølgende migrering blev varetaget af afdelingernes repræsentanter med støtte fra den resterende projektgruppe.
Konklusion og opsummering
Hvordan flytter du så både indhold og brugere fra en filserver til en cloudbaseret løsning?
Der er sikkert flere muligheder, men vores anbefaling er, at du inddrager brugerne og lader brugerrepræsentanter stå for selve migreringen. De kender deres indhold og arbejdsgange bedst. Med denne tilgang får du ligeledes løbende valideret opbygningen af platformen og taget hensyn til særlige forhold ved de enkelte områder.
Dertil kommer, at du får uddannet en række superbrugere på platformen, som kan assistere organisationen under og efter projektet. En slags indbygget ambassadørskab om man vil.
Den høje grad af brugerinddragelse i projektet og det tætte samarbejde med sprintdeltagerne er efter vores mening nøglen til at løsningen tages i brug.
Hvad siger DELPRO om projektet?
DELPRO A/S er en af Danmarks førende leverandører af entreprenøropgaver i relation til transmission og distribution af elektrisk energi og data. De er landsdækkende og har hovedkontor i Vamdrup ved Kolding. Derudover har de afdelinger i England, Polen og Holland.
Læs mere om DELPRO på deres hjemmeside: DELPRO.dk
<h1 style="background-color: rgb(255, 255, 255); font-family: "DM Sans", sans-serif; text-transform: none; white-space: normal;" hvorfor="" flytte="" dokumenter="" til="" skyen?Hvorfor flytte dokumenter til skyen?
Der er mange fordele ved at flytte dine dokumenter til skyen.
- Fleksibilitet. Når dokumenterne ligger i skyen, er du ikke længere afhængig af at sidde på virksomhedens netværk eller nødt til at forbinde med VPN. Brugerne kan tilgå indholdet, der hvor de er.
- Samarbejde. Frem for at sende filer frem og tilbage via mail og altid være i tvivl om, hvilken version, der er den nyeste, kan du nu blot dele adgangen til en enkelt fil.
- Samtidig redigering giver mulighed for at brugerne kan arbejde direkte i filen på samme tid, og se hinandens rettelser i realtid.
- Bedre overskuelighed: At filerne bliver delt mere op og at deres placering tager hensyn til brugerens arbejdsgange, hjælper ligeledes til at øge overskueligheden af, hvilke informationer, man finder hvor.
- Spare tid: Fordi overskueligheden bliver øget, vil brugerne også have nemmere ved at finde informationer og dermed spare tid i deres daglige arbejde.
Derudover har du et væld af andre muligheder såsom at sende dokumenter til godkendelse, tilgå ældre versioner og evt. genskabe dem, samt synkronisere filer til PCen, hvis du har behov for at tilgå dem offline.
Har du brug for hjælp eller spørgsmål?
Hvis du har spørgsmål til et lignende projekt eller Microsoft365 i øvrigt, så kontakt gerne Esben på:
Email: esben.rytter@ngage.dk
Telefon: 30 10 88 73
Eller udfyld formularen til højre – så vender vi tilbage hurtigst muligt.