Microsoft 365 og webtilgængelighed

Har du medarbejdere med funktionsnedsættelse, der skal kunne arbejde digitalt på lige fod med deres kolleger? For offentlige websystemer er det et krav gennem webtilgængelighedsloven, men det er bestemt også relevant for private virksomheder at forholde sig til webtilgængelighed. På Microsoft 365-platformen er der flere standardværktøjer til at gøre indholdet webtilgængeligt. Og i det her blogindlæg får du svar på, hvad webtilgængelighed konkret er, og hvordan M365 stiller dig i dit arbejde med at gøre websteder og mobilapplikationer webtilgængeligt.

 

Webtilgængelighed i det daglige arbejde

I din og dine medarbejderes hverdag handler webtilgængelighed om, at platforme som intranet, ekstranet og webbaserede dokumentsystemer skal give medarbejdere med funktionsnedsættelse mulighed for at udføre deres arbejde, som var de ansatte uden funktionsnedsættelse. Det kan fx være indbyggede skærmoplæsere, bruge computeren uden at bruge musen eller få at vide, om det indtastede er rigtigt eller forkert – fx hvis medarbejderen skal indtaste tal i et felt.

 

Webtilgængelighed omfatter:

    • Webstedets/applikationens funktioner
    • Indhold – inkl. dokumenter

Kort om Webtilgængelighedsloven


Loven hedder egentlig ”Lov om tilgængelighed af offentlige og offentligretlige organers websteder og mobilapplikationer” og er den danske implementering af EU-direktivet 2016/2102 af 26. oktober 2016. 


Det trådte i kraft i Danmark den 23. september 2018. Loven er bygget på WCAG 2.0-standarden ”Web content accessibility guidelines”. 


Loven omfatter alle offentlige og offentligretlige organers websteder og mobilapplikationer samt applikationer, som helt eller delvist integrerer med websteder eller mobilapplikationer, der er implementeret efter den 23. september 2018. Dette betyder, at Microsoft 365 som udgangspunkt er omfattet af loven.

De fire principper for webtilgængelighed

Der er fire overordnede principper indenfor webtilgængelighed, som er en del af standarden og som der føres tilsyn med i forhold til, om du overholder webtilgængelighedsloven: 

Opfattelig

Med opfattelig menes der, at omdanne den visuelle information til tekst, så skærmlæserprogrammer kan læse ”billedet” op. Det kan fx gøres ved, at der ligger alt-tekst på billederne, så brugeren forstår billedet uden at kunne se det:

Opfattelig

Figur 1: Eksempel på et billedes alternative tekst i SharePoint.

Anvendelig

Anvendelig betyder, at webstedet er anvendeligt for brugere, der bruger tastatur og ikke mus. I stedet for at brugeren klikker sig igennem menuer og felter, kan det fx blive gjort muligt at bruge tabulator for at navigere mellem menuer og felter:

 

Figur 2: Eksempel på navigation med tabulator og piletasterne i SharePoints forenklede læser.

 

Forståelig

Forståelig er, at en digital selvbetjeningsløsning kan verificere og bekræfte felter og instruktioner. I nogle felter kan du for eksempel gøre det umuligt at indtaste bogstaver, hvis det kun er tal, der skal kunne bruges. Du kan også fortælle brugeren, at der er er sket en fejlindtastning, og hvordan det kan rettes til.

 

Robust

Robust drejer sig om, at websteder får korrekt opmærkning, så brugernes hjælpeværktøjer kan aflæse dem. Det er især i layout og design af felterne, det kommer til udtryk. Det kan f.eks. være en tydelig beskrivelse af et felt, hvor indtastning eller tekst sidder lige nedenunder. 

 

 

Figur 3: Eksempler på fejlmeldingen, hvis man indtaster en ugyldig dato eller mangler at udfylde felter samt hjælpetekster for hvert felt.

hvordan hjælper microsoft 365 med webtilgængelighed?

Microsoft siger selv:

“Microsoft 365 provides best-in-class apps and powerful cloud services with accessibility built in 

– to ensure everyone can create, communicate, and collaborate on any device.”

Så ja, M365 giver dig rig mulighed for at skabe webtilgængelighed – og overholde webtilgængelighedsloven.

 

Fokus for Microsoft er en række funktioner, der hjælper til med webtilgængelighed f.eks:

    • Intelligent brug af tastatur i stedet for mus
    • Overskuelig opmærkning af funktioner, så medarbejderes hjælpeværktøjer kan aflæse dem

 

Det er derfor en sikker og intelligent løsning, når du arbejder med webtilgængelighed. Og i det følgende får du at se, hvordan SharePoint Online giver en hånd med webtilgængelighed.

 

Webtilgængelighed i Sharepoint online

Først og fremmest giver SharePoint mulighed for oprettelse og oplæsning af indhold samt navigation via de indbyggede skærmlæsere, der både tæller open-source og Microsofts egne:

    • NVDA
    • Jaws
    • SharePoint oplæser

 

Skærmlæserne giver derfor brugerne overblik over, hvor de klikker sig hen, og hvad de indtaster i forskellige felter. På den måde bliver brugerne godt stillet i deres arbejdsflow, og når de vænner sig til det, bliver de ligestillet med en medarbejder uden funktionsnedsættelse.

 

Anvendeligt for brugere med tastatur og ikke mus

Microsoft 365 tackler udfordringen med anvendelighed ved at understøtte navigation med genvejstaster. Du kan finde en oversigt over de forskellige genveje i Microsofts oversigt her

 

SharePoint understøtter ligeledes en række genvejstaster, der f.eks gør det muligt at bevæge sig mellem faner og infobokse, lukke eller åbne et dokument eller menu. 

Figur 4: Tabulator-navigation ved oprettelse af et listeelement

Opmærkning af funktioner

En anden måde hvorpå Microsoft 365 kan hjælpe personer med funktionsnedsættelse, er med opmærkninger af funktioner. I SharePoint handler det fx om, at menuer og felter er beskrevet, så når cursoren eller tab-knappen markerer den, bliver den læst op. 

Figur 5: Microsofts ambefalinger for at øge webtilgængeligheden i SharePoint Modern.

Kilde: Understøttelse af skærmlæser til SharePoint online – Microsoft Support


Sharepoint brugerfladen

Selve SharePoint brugerfladen har en funktion som hedder ”forenkelt læser” som justerer indholdet på forskellige parametre, så det bedre understøtter personer med funktionsnedsættelse.

 

Den forenklede læser tilbyder funktioner som: 

    • Ændring af skrifttyper, størrelser m.m. 
    • Ændre kontrast
    • Mellemrum
    • Grammatik
    • Linjefokus
    • Oversættelse 

 

For eksempler herpå, se videoen under ”De fire principper for webtilgængelighed” herover.  

 

I forlængelse af dette, er der også en række ting, som du selv kan gøre i SharePoint, så indholdet bliver webtilgængeligt. 

 

 

Herunder får du en håndfuld gode råd til den proces:

    • Vælg en skabelon med stærk kontrast (brug evt. sektionsbaggrunde i SharePoint modern)
    • Brug ”Typografi – headings”, så overskrifter opmærkes korrekt og bliver genkendt som overskrifter af hjælpeprogrammerne
    • Undgå tabeller
    • Ved billeder – brug alternative tekster
    • Ved links – brug alternativ tekst (og undgå links i tekst)
    • Navngiv sider/kolonner/webparts m.m. med mellemrum
    • Test med indbygget skærmlæser
 

webtilgængelighed, når du får bygget løsninger af eksterne

Udover standardværktøjerne og plugins i Microsoft 365-pakken er det også muligt at få en række udvidelser og tilpasninger til websteder og mobilapplikationer. Det er dog ikke en selvfølge, at disse er gjort webtilgængelige. Derfor ser vi desværre ofte kodede ”standardløsninger”, hvor prioriteten er at bygge funktioner fremfor at sikre webtilgængeligheden. 

Når vi bygger løsninger, prioriterer vi webtilgængelighed og funktionalitet lige højt og her kigger vi bl.a. på:

 

    • Valg af tilgængeligt tema
      Der er markant forskel på de forskellige temaer i M365-pakken – og hvordan de bliver tilpasset, så de bliver gjort webtilgængelige. Fx er inline-hjælp i Theme designer, en måde at tilpasse menuer, felter m.m. i forhold til webtilgængelighed.

    • Webtilgængeligheds checks via 3rd parts plug-ins   
      I kodningsprogrammet Visual Studio, der bliver brugt til at bygge udvidede løsninger, er det muligt at få tjekket webtilgængeligheden af sin kode. Fx har TSLinting mulighed for inline tjek af WCAG-standarden.

    • Power Platformen
      Det samme gælder, når du får bygget udvidelser i Power Platformen. Der findes også en accessibility checker i Power app canvas builder. 
 

Hvilke udfordringer er der med webtilgængelighed i microsoft 365?

Selvom Microsoft 365-platformen kan meget i forhold til webtilgængelighed, er den dog ikke uden sine udfordringer.

 

Den har stadig en række problemer, der f.eks. tæller:

    • Redaktører har mulighed for at ændre design og gøre webtilgængeligheden markant dårligere
    • Manglende ”Accessibility checker” i SharePoint Online
    • Svært for skærmlæserne, når funktioner og visninger er komplekse. F.eks. Microsoft 365-medarbejderprofil overlayet (se eksempel til højre)
    • Kræver ekstra opsætning og er dermed tidskrævende