Automatiseringer i kommuner
Alle kender det; den der tilbagevendende ”hovedet under armen”-opgave, som skal løses med jævne mellemrum og har en imponerende evne til at dumpe ind, imens du sidder og koncentrerer dig om noget andet. Det bryder din koncentration og når du nu alligevel er blevet afbrudt, så kan du også lige så godt løse det. Og pludselig er du langt væk fra det du ellers sad så fordybet med. Det kan være ferieanmodninger, som skal sendes frem og tilbage imellem medarbejder, chefer og HR. Det kan også være opgaver, som du en sjælden gang imellem har brug for at udføre, men hvor der er en masse manuelle processer, som du skal huske på. Fx når du bestiller forplejning til et møde, skal have refunderet et udlæg eller indberette kørsel.
Der er mange eksempler på manuelle processer og selvom hver enkelt del ikke nødvendigvis er kompleks, så er der risiko for fejl og forglemmelser, når de udføres. Med Power Platformen har Microsoft indbygget en stærk low-code platform til at bygge applikationer, automatiseringer og selvbetjeningsløsninger direkte i M365, som kan være med til at fjerne manuelle arbejdsgange og effektivisere processerne. I rigtig mange tilfælde kan løsningerne laves indenfor de licenser, I allerede har til M365. Og så forbliver al dataen i M365 og dermed i en platform, som allerede er godkendt.
I blogindlægget her finder du to konkrete eksempler fra to kommuner, hvor vi har sat strøm til manuelle processer, forenklet arbejdsgange og skabt en mere ensartet og valid data. Alt sammen ved hjælp af standardværktøjerne i Power Platformen.
Case 1: Kantinebestilling
Løsningen i korte træk:
- En Power App til at oprette, tilpasse og godkende bestillinger
- En SharePoint liste til at opbevare dataene sikkert i M365
- Automatisk generering af faktura
- Integration mellem Power appen og økonomisystemet, som automatisk sender data til økonomisystemet ved afregning
- Outlook integration, så alle oplysninger kan fremgå i kalenderinvitationen
I mange kommuner er bestilling i kantinen en opgave, hvor der er mange arbejdsgange. Det kan involvere mails frem og tilbage mellem kantinepersonalet og bestilleren, indtastning i økonomisystem og opkrævning fra de enkelte afdelinger.
Det har vi hjulpet en dansk kommune med at komme til livs. I deres tilfælde blev løsningen bygget på en kombination af Power Platformen og SharePoint og fungerer i korte træk således:
- En medarbejder åbner en dedikeret Power App og kan her aflægge en bestilling hos kantinen
- Bestillingen kan enten afhentes af medarbejderen i kantinen eller leveres af kantinepersonalet
- Power Appen har en række indbyggede regler, som holder styr på frister samt om alle felter er korrekt udfyldt – alt sammen afhængig af, hvad man ønsker at bestille
- Når bestiller har aflagt sin bestilling, sendes denne til godkendelse hos kantinen
- Hvis kantinen godkender en bestilling, danner appen en kvittering i PDF-format og sender til bestilleren.
En række regler i løsningen sikrer, at bestiller kun kan lave ændringer op til et vist antal timer før bestillingen skal afleveres. Det sikrer mindre spild og holder bestilleren op på, at de vil blive faktureret.
En gang månedligt kan kantineleder gennemgå alle bestillinger og rette disse til, hvis der er kommet sidste øjebliks tilretninger, der ikke har kunnet nå at blive lagt i løsningen. Herefter sender appen al data til en SharePoint liste, hvorefter hele herligheden overføres til økonomisystemet til afregning.
Når data sendes til økonomisystemet, sendes en notifikation til bestillinger om, at beløbet vil blive trukket og fra hvilken konto.
Løsningen er desuden udbygget med en integration til Outlook, så både mødelokale og bestilling kan fremgå af aftalen.
Med denne løsning er hele bestilling og afregning dermed blevet automatiseret og strømlinet og eventuelle fejlindtastninger er minimeret. Det sparer tid og frustrationer hos kantinepersonalet og sikrer, at der holdes styr på økonomien. Løsningen bliver i gennemsnit brugt 100 gange pr måned og har taget omtrent en uge at udvikle.
Case 2: Lønforhandling
Løsningen i korte træk:
- En række SharePoint lister til håndtering af løntrin og -satser samt anden data
- Power Apps til udregninger baseret på indtastninger i appen samt dataene fra SharePoint listerne
- Power Automate integrerer de forskellige dele af løsningen og sikrer de nødvendige godkendelser
- Oprettelse og arkivering af en PDF-fil med resultatet af forhandlingen
Forhandling af løn kan være meget forskelligartet i kommuner og afhænger bl.a. af opbygning og hvor kompetencerne til forhandling er lagt ud. Hos kommunen i denne case var der et ønske om at digitalisere hele processen, der bl.a. involverer eksterne fagforbund, og undgå at diverse filer og e-mails skulle sendes imellem de involverede parter.
Løsningen i denne case gør brug af Power Platformen og anvender SharePoint lister til opbevaring af dataene før, under og efter forhandlingen. Fx ligger de forskellige lønsatser og løntrin i SharePoint–lister og Power Apps sørger for at beregne den samlede løn efter et foruddefineret regelsæt. Løsningen er lavet, så kunden selv kan vedligeholde den bagvedliggende data og selv kan justere de forskellige lønsatser og procentsatser efter behov.
Hele godkendelsesprocessen er opsat efter et omfattende regelsæt, der betyder, at der kun involveres parter, der har betydning for forhandlingen. I nogen tilfælde er det en leder og en tillidsrepræsentant, i andre tilfælde er det en leder og et eksternt fagforbund og i et tredje tilfælde er det en konsulent, der forhandler på vegne af en leder.
I alle tilfælde sørger Power Automate for at indsamle de svar, der kommer i løbet af forhandlingen, og sende forhandlingen videre i forløbet efter det valgte regelsæt. Når forhandlingen er færdig og godkendt af alle parter, dannes en PDF-fil med resultat af forhandlingen. Denne PDF-fil lægges i et dedikeret dokumentbibliotek, hvorefter den arkiveres i den ansattes personalemappe.
Løsningen bruges cirka 4 gange dagligt og har medført, at der ikke længere vandrer Word–dokumenter eller skabeloner rundt mellem de involverede parter. Ligeledes er den eneste mailkorrespondance de e-mails, som Power Automate danner og sender til parterne.
Hvad koster det?
Når du bruger Power Platformen, skal du være opmærksom på de connectors, som du tager i brug. Rigtig mange er en del af jeres Microsoft365 licens, men der er også såkaldte premium connectors og de koster ekstra.
En premium connector er fx:
- Custom connectors, som forbinder til systemer, der ikke allerede er kendt i Power
- Forbindelser til 3. part systemer, fx SalesForce, DocuSign og Zendesk
- Udvidede systemer indenfor M365, fx Azure og DataVerse
- Avancerede kodekald, fx http- og rest-kald
Standardfunktionerne i Power Automate er inkluderet i alle Microsoft365 licenser, som har SharePoint og Teams. Der kan også være Power rettigheder inkluderet, hvis I har Dynamics 365 licenser. Hvilke rettigheder og hvordan de kan bruges varierer meget og derfor er det bedst at kontakte NGAGE eller jeres licensleverandør for en uddybning. Ofte kan man dog komme langt med de inkluderede licenser.
Skal man bruge premium funktioner eller connetors, kan licenserne hertil købes på forskellig vis. Som hovedregel kan der købes enkeltstående licenser eller add-on licenser til allerede eksisterende licenser, men der kan også købes på ”pay-as-you-go”-modellen. Hvilken model der giver bedst mening i netop dit tilfælde kan dermed variere i forhold til den konkrete opgave og løsning og derfor er det også svært at give et overblik her. Det vi dog kan sige er, at listeprisen på en Power App Premium licens pt (sensommeren 2023) er cirka 114 kr. pr måned pr bruger. Oftest vil du dog kunne få en bedre pris via en licenspartner. Du kan se de aktuelle priser hos Microsoft her.
Priserne her skal naturligvis holdes op imod hvor meget tid du og dine kolleger sparer ved at automatisere en given opgave og til det har vi lavet denne tabel. Tabellen sammenholder den tid, du kan bruge på at optimere eller automatisere en opgave med sparet tid over en 3–årig periode:
Hvordan kommer jeg i gang med Power Platformen?
Har du fået inspiration til nogle manuelle processer hos dig, som kunne automatiseres? Så kan du ganske hurtigt – og gratis – komme i gang med at sætte strøm til dem ved at logge på https://make.powerautomate.com/ og kigge på nogle af de skabeloner, som allerede ligger klar til dig.
Du kan også med fordel afholde en kort brainstorm-session med udvalgte kolleger forskellige steder i organisationen, hvor I får identificeret hvilke manuelle processer, der kunne være kandidat til at blive automatiseret. Prøv at lave en kort udregning på, hvor meget tid i sparer samt skriv en lille case på hver opgave. Herefter kan I vælge hvilken automatisering, der skal være jeres første.
Hvis du har brug for lidt mere input, kan du downloade vores on-demand webinar om “Automatisering og Power Platformen i kommuner vi afholdte d. 21 september 2023 lige her.
Andre on-demand webinarer om Power Platformen:
Derudover er du naturligvis altid velkommen til at kontakte Esben for et uforpligtende online møde med inspiration fra nogle af vores andre cases og en dialog om, hvordan I kan komme i gang. Vi tager selvfølgelig også gerne en uforpligtende drøftelse om, hvordan I vil kunne løse jeres konkrete cases.
Rigtig god fornøjelse med at sætte strøm til din digitale arbejdsplads!
Kontakt Esben for mere info
