På 3 måneder fik Fertin løftet deres digitale arbejdsplads til Sharepoint Online
I foråret 2023 ville Fertin tage det næste skridt mod en digital arbejdsplads. Deres eksisterende SharePoint 2013 on-premise miljø gik ud af support, og det så Fertin som en idéel mulighed for at tage det næste skridt mod en mere fleksibel og lettere anvendelig digital arbejdsplads. Valget faldt hurtigt på SharePoint Online, og med kun tre måneder til at eksekvere projektet havde de brug for ekstern hjælp for at nå sikkert i mål.
Derfor henvendte de sig hos NGAGE og fik tilknyttet en fast konsulent med stor intraneterfaring. På den måde fik Fertin på effektiv vis en løsning tilpasset deres brugeres behov og via NGAGEs konsulent tilføjet erfaring og best practice i forhold til moderne intranet. Efter de tremåneder blev konsulentens rolle justeret til at blive en Intranet Managerrolle for at bidrage til at optimere de digitale arbejdsgange endnu mere.
Fertin Pharma hjælper førende globale brands med at skabe farmaceutiske og nutraceutiske produkter for at understøtte en sundere livsstil. Fertin Pharma udvikler og fremstiller innovative orale og intra-orale leveringssystemer, der forbedrer effektiviteten af aktive og funktionelle ingredienser uden at gå på kompromis med smagsmaskering, tekstur og forbrugeroplevelse.
Med næsten 1.100 ansatte på tværs af R&D-centre og produktionsfaciliteter i Canada, Danmark og Indien producerer Fertin Pharma cirka tre milliarder produktenheder om året, som bruges af forbrugere over hele verden.
Intranet som et ekstra gear til deres digitale arbejdsplads
Flytning fra et intranet til et andet er ikke blot at flytte indholdet fra en platform til en anden. Indholdet skal vurderes og sorteres i forhold til behovet for at kunne bruge det senere. Det er en teknisk, tidskrævende og kompleks proces, som kræver overblik og samarbejde imellem mange forskellige interessenter.
Så hvordan gik konsulenten fra NGAGE og medarbejderne fra Fertin til denne opgave? Med et agilt setup – og i løbet af de tremåneder gav det Fertin:
- Workshops, hvor medarbejdere fra Fertin og konsulenten fra NGAGE fandt frem til en logisk og veldesignet opbygning af det nye intranet. Det gav brugerne nem adgang og simpel tilpasning.
- Oprettelse af hubs, sites og flytning af indhold. Konsulenten fra NGAGE udførte det praktiske arbejde med at flytte indholdet fra SharePoint 2013 on-premise, oprette de nye sites og hubs i SharePoint Online og flytte indholdet dertil.
- Et færdigkonfigureret SharePoint Online intranet. Det blev opbygget af individuelle sites knyttet sammen i en hub. Denne løsning gav medarbejdere en let tilpasning af strukturen og adgang for medarbejdere på forretningsrejse eller i deres afdelinger i Indien, Canada og nye områder.
Derudover fik Fertin en base for det videre arbejde, så intranettet kan udvikle sig, i takt med at Fertin får afklaret deres behov.
Optimering af arbejdsgange i nyt intranet
I en travl hverdag i en voksende virksomhed er der løbende brug for at evaluere og optimere, hvordan forretningsområderne hænger sammen. Et nyt intranet blev derfor den oplagte mulighed for Fertin at få kigget det efter i sømmene. På den måde kunne de få et logisk opbygget intranet, der minimerer tid brugt på at navigere, finde og dele indhold – og derved skabe effektive hverdage.
Men hvordan fandt NGAGE og Fertin frem til, hvad der skulle optimeres? Jo, de spurgte brugerne. Hos Fertin blev denne afklaring faciliteret gennem indledende workshops med repræsentanter for medarbejderne.
Disse workshops skulle selvfølgelig tage udgangspunkt i medarbejdernes digitale hverdag. Før workshopsene havde NGAGE derfor lavet såkaldte persona-analyser. Konkret var det interviews med udvalgte medarbejdere, og på basis af det opsatte NGAGE fem personaer, der blev målgruppe for det nye intranet og udgangspunkt for workshopsene.
- Under workshopsene evaluerede medarbejderne de mange forretningsområder: Hvordan de hang sammen og på sigt ville hænge sammen.
- I slutningen fik projektgruppen identificeret en logisk opbygning for det nye intranet. Det tilgodeså alle Fertins personaer: Hvordan sitene skulle hænge sammen, og hvem der skulle have adgang til hvilke sites.
- På baggrund af det blev den nye indholdsstruktur planlagt og designet.
Det gav et udgangspunkt for det videre arbejde med at opbygge en logisk navigation i SharePoint Online med plads til både det eksisterende og det nye indhold.
Sikkerhed for at komme i mål til tiden
Tre måneder fra start til slut er et intenst forløb, hvor fokuseret arbejde og sikker projektstyring er alfa-omega for at undgå fejl og sikre en smidig proces. Til at styre forløbet brugte projektgruppen et agilt setup. Teamet afholdt dagligt stand-up møder, og til at skabe overblik brugte de et kanban-board, hvor opgavernes status og indhold løbende blev evalueret. Efterhånden som opgaverne blev identificeret og konkretiseret, opdaterede projektgruppen kanban-boardet med opgaver.
Undervejs faciliterede NGAGE, at metoden og forløbet løbende blev evalueret, og at det agile setup blev tilpasset den næste fase og forblev effektivt. Og som en fast del blev der hver anden uge aktivt arbejdet med prioritering af opgaver og evt. nye ønsker. Resultatet blev, at det nye intranet var klar til brug, da de tremåneder var gået.
Det videre forløb med SharePoint Online
SharePoint Online er en fleksibel platform bygget i en flad struktur, der gør det let at flytte rundt, justere og videreudvikle på den digitale arbejdsplads. Så da Fertins digitale arbejdsplads landede et fornuftigt sted efter de intense tremåneder, blev konsulentrollen justeret til en Intranet Managerrolle. Og den kommende opgave blev at videreudvikle Fertins digitale arbejdsplads.
Der blev blandt andet lavet nye sites med det formål i højere grad at understøtte forretningsprocesser end det tidligere intranet. Der blev oprettet et site, som bakker op om tiltag på bæredygtighedsfronten, så det bliver tydeligt for medarbejderne, hvordan de skal agere for at understøtte Fertins bæredygtighedsagenda. Derudover fik Fertin et kvalitetskontrol-site, hvortil der blev oprettet en Forms-formular med et Power Automate-flow tilknyttet til håndtering af fejl på laboratorieudstyr.
En anden opgave er at udvikle de steder i Fertin, som resten af medarbejderne kan få gavn af. For eksempel blev der lavet en ny People and Culture-portal. I den er der lavet områder målrettet medarbejdere, ledere og nye medarbejdere, hvor de let og overskueligt kan finde ressourcer tilpasset deres ansættelsesforhold i organisationen. For lederne inkluderer det blandt andet et læringsunivers til at udvikle deres lederskab samt materiale til rekruttering af nye medarbejdere.
En tredje opgave er at tilpasse SharePoint Online til de tekniske løsninger og muligheder, som Microsoft udvikler. Her er Intranet Managerens rolle at identificere steder, hvor Fertin kan anvende dem for at løfte forretningen, deres processer og sammenhængskraft.
I dag er Fertins medarbejdere meget tilfredse med den nuværende løsning. Det har gjort deres hverdag lettere og mere effektiv, gjort det hurtigere at implementere ændringer i virksomheden og givet medarbejdere på deres hovedkontor og afdelinger i andre lande mulighed for en mere fleksibel digital adgang.
Skal ngage også løfte din virksomheds digitale arbejdsplads til næste niveau?
Hvis du har spørgsmål til et lignende projekt eller Microsoft365 i øvrigt, så kontakt gerne Esben på:
Email: esben.rytter@ngage.dk
Telefon: 30 10 88 73
Eller udfyld formularen til højre – så vender vi tilbage hurtigst muligt.