Vi spilder en dag om ugen på IT-bøvl
Danske medarbejdere spilder op imod en hel arbejdsdag om ugen på at bøvle med IT-systemer. Det viser et nyt dansk studie af Kasper Hornbæk og Morten Hertzum fra hhv. Københavns Universitet og Roskilde Universitet. Det er skræmmende, men ikke overraskende at IT-systemer på den måde bliver en stor, skjult udgift for danske virksomheder. I blogindlægget her folder vi problemet ud og giver vores bud på, hvad løsningen er.
Hvad er problemet?
Op imod 20% af danske medarbejdere oplever computerproblemer i arbejdstiden. Det er f.eks. programmer der fryser, forvirrende navigation samt komplekse og ulogiske systemer.
En væsentlig del af arbejdsdagen går tabt på grund af disse IT-udfordringer, og det påvirker ikke kun den enkelte medarbejder, men også virksomhedens overordnede produktivitet.
Mange ledere tror, at de har velfungerende systemer implementeret, og derfor bliver alt dette en skjult omkostning med frustration blandt medarbejdere som følge. Hele 88% af danskerne bruger computere i deres daglige arbejde, og det gør det vigtigt at adressere disse udfordringer.
Hvor stammer problemet fra?
Problemet stammer ifølge studiet fra et for højt fokus på den tekniske side af IT-systemer, uden tilstrækkelig inddragelse af brugerne. Manglende test og en ufuldstændig forståelse af medarbejdernes daglige opgaver, giver et mere komplekst IT-landskab end nødvendigt, og gør opgaverne sværere at udføre.
For at illustrere dette kan vi tage konkrete eksempler som at skulle finde den rigtige fil i et uorganiseret arkiv, eller at bruge unødig tid på at navigere mellem forskellige programmer for at fuldføre en simpel opgave. Disse små, tilsyneladende ubetydelige problemer bliver en stor byrde, når de gentages dag efter dag.
Hvad er løsningen?
Løsningen ligger i at designe IT-systemer, hvor brugeren sættes i centrum gennem hele processen. Derfor anbefaler vi, at man inddrager medarbejderrepræsentanter helt fra opstartsfasen og analysen, hvor de kommer med input om deres arbejdsgange og hverdag. Hvor arbejder de fra og hvordan ser deres arbejdsgange ud? Står de på en mark med dårlig forbindelse eller sidder de med fibernet kablet direkte ind i maskinen? Bruger de mobil, tablet eller PC?
Men det er ikke nok at samle input. De forskellige løsningsmuligheder skal også præsenteres og evalueres med repræsentanterne under implementeringen. Kan de se sig selv i de arbejdsgange, vi foreslår, og er der steder, hvor vi skal tilpasse løsningen?
I forbindelse med implementeringen er det ligeledes vigtigt at arbejde med forskellige tiltag indenfor adoption. Mennesker har en naturlig modstand imod forandring – vi ved hvad vi har, men vi ved ikke hvad vi får, og så er det nemmere bare at beholde tingene, som de er i dag. Men sådan driver de færreste deres virksomheder og derfor er det vigtigt at tage brugerne i hånden og hjælpe dem på vej igennem en forandring. Hvilke adoptionstiltag, der passer i netop din virksomhed og til netop dine medarbejdere, kan være meget forskelligt, men her kommer et par forslag:
- Kommunikation: Selvom du inddrager en række brugerrepræsentanter i dit projekt, så kan du ikke inddrage alle. Derfor er det vigtigt at arbejde med en kommunikationsplan, som tager højde for alle projektets interessenter. Mennesker er langt mere tilbøjelige til at møde en forandring med forståelse og interesse, hvis de forstår hvorfor den er nødvendig.
- Ambassadører: et af de mest effektive tiltag er at arbejde med et ambassadørnetværk, som er fordelt udover hele virksomheden. Det er langt nemmere for en bruger at spørge en kollega end at række ud til en projektleder eller -gruppe, som sidder langt væk fra deres hverdag.
- Onboarding og træning: For at hjælpe ambassadørerne lidt på vej, bør du ikke overdrage hele onboardingen til dem. Stil i stedet forskellige typer træning til rådighed, som brugerne kan skele til først. Det kan f.eks. være:
- ”Ask me anything” møder, hvor brugerne kan stille spørgsmål og få svar i plenum.
- Klassiske skrevne step-by-step guides, hvor du adresserer typiske opgaver, det nye system skal hjælpe til med. Vi anbefaler at lave guiderne baseret på use cases, så de er nemme at gå til for brugerne.
- Videoer kan bruges som alternativ til de skrevne guides og er en god mulighed for aktivt og i flere detaljer at vise brugerne hvordan en given opgave udføres.
Hvis du vil vide mere om adoption, så tjek vores on-demand webinar her: NGAGE | Adoption på Microsoft 365.
Udover en brugercentreret tilgang anbefaler vi også at I tager en iterativ tilgang til jeres projekt. Arbejd med at optimere og implementere delelementer frem for et ”big bang”. Ved løbende at lancere delelementer af løsningen åbner I op for at modtage feedback fra hele organisationen og kan evaluere og tilpasse hurtigere og billigere, end hvis I skal tilpasse en større løsning.
Til sidst anbefaler vi at tænke i en samlet digital arbejdsplads frem for enkeltstående IT-systemer. Tænk i hvordan det nye system spiller ind i jeres jeres brugeres samlede digitale hverdag og hvordan disse til sammen kan udgøre en samlet digital arbejdsplads.
Vi håber, at vi med blogindlægget her har inspireret dig til at inddrage dine brugere i dit næste IT-projekt. Vil du læse mere om, hvordan NGAGE har brugt en brugercentreret og iterativ tilgang i andre projekter? Så tjek vores blogindlæg og læg særligt mærke til vores kundecases med Fertin og DELPRO.
Du kan også læse mere om studiet her: Vi spilder op mod 20 procent af vores tid på computerproblemer.
Sidst men ikke mindst er du naturligvis også meget velkommen til at kontakte Esben for en uforpligtende dialog om IT-projekter og den digitale arbejdsplads.
KONTAKT Esben for mere info
