Kongernes Samlings digitale arbejdsplads
I efteråret 2023 tog Kongernes Samling (KOSA) springet: De manglede en fælles, digital kommunikationsplatform, hvor de kunne dele nyheder samt viden fra afdelingerne, og det skulle der gøres noget ved. Derfor hev de fat i NGAGE og i maj 2024 lancerede vi sammen med KOSA deres første digitale arbejdsplads.
Herunder gennemgår vi projektet fra start til slut – hvordan blev det grebet an og hvordan sammensatte vi en løsning til KOSAs forskelligartede brugergrupper?
Resume af casen
Denne artikel beskriver, hvordan NGAGE hjalp Kongernes Samling (KOSA) med at skabe en digital arbejdsplads, der understøtter organisationens kommunikation, samarbejde og videndeling. Vi gennemgår, hvordan vi analyserede KOSAs behov og udfordringer – især i forhold til det frontpersonale, der arbejder på de tre museer. Baseret på fundene i analysen, skræddersyede vi en brugervenlig og tilpasset løsning baseret på Microsoft365, og implementerede den sammen med KOSA. Til sidst fremhæver vi nogle af de vigtigste resultater og fordele, som projektet har bidraget til.
Brugerne
Fakta om Kongernes Samling
Kongernes Samling er organisationen bag Rosenborg Slot, Amalienborgmuseet og Koldinghus.
KOSA formidler monarkiets historie på de tre slotte gennem udstillinger og events samt deres samlinger af malerier, møbler, klædedragter, kroner, kronjuveler og andre kulturskatte, som har tilknytning til den danske kongefamilie fra Christian 4.s regeringstid til i dag.
Link til KOSAs presseside: https://www.kongernessamling.dk/presseside/
Hvordan sikrer jeg, at mit budskab kommer ud til alle medarbejdere? Den overvejelse har mange virksomhedsledere siddet med igennem årene, men hos Kongernes Samling var det i sandhed svært at sikre. Deres medarbejderskare består af 265 personer, men langt fra alle er fast tilknyttet et af slottene eller har en Microsoft365-konto.
En stor del af medarbejderne er frontpersonale – vagter som patruljerer slottene, og ansatte som bemander butikker og kiosker – og de har blot haft adgang til deres vagtsystem med en privat e-mail. De har hverken en Microsoft365-konto eller en virksomheds-computer/-mobil.
Udover frontpersonalet består KOSA også af en gruppe administrative medarbejdere. Disse er generelt nemmere at nå via deres KOSA-email, men også her stod man overfor en udfordring. KOSA er nemlig beriget med nogle engagerede brugere, som gerne ville dele deres viden og hverdagsglimt. Men da der ikke var en intern platform til dette, havde man i stedet oprettet en lukket Facebook-gruppe. Her samledes nuværende og tidligere medarbejdere, men en gruppe medarbejdere kunne ikke deltage af forskellige grunde. Nogle havde ikke Facebook og andre ønskede ikke at blande privatliv og arbejde på den måde. Derfor blev det også en naturlig del af projektet at adressere dette behov.
Projektet
Da KOSA ikke tidligere har haft et intranet, blev den naturlige opgavebeskrivelse ”lav et intranet”. Det stod dog hurtigt klart, at et intranet blot var en del af løsningen. En stor del af brugernes behov lå i videndeling og ‘1:1’ eller ‘1:få kommunikation’, hvorfor Teams også var en naturlig del af projektet.
I de kommende afsnit kan du læse mere om, hvordan vi greb projektet an og hvordan løsningen endte med at tage sig ud.
Processen
Projektet løb fra november 2023 til maj 2024. I denne periode lå en række aktiviteter, som vi skitserer her:
Indsamling af use cases: Projektet blev kickstartet med en workshop, hvor repræsentanter fra alle interessentgrupper deltog. Workshoppen kortlagde brugergrupper og use cases via post-it øvelser.
Udarbejdelse af personaer: Baseret på kortlægning af brugergrupperne udarbejdede vi fire personaer, som repræsenterede brugerne i de respektive grupper og deres karakteristika:
Baseret på øvelserne fra workshoppen fik vi ligeledes kortlagt use cases og opbygget en backlog baseret på dem. Her lister vi kort en håndfuld af hovedfokusområderne:
- Kommunikation: Deling af centrale nyheder og information om services og fokusområder fra afdelingerne
- Videndeling: både fra afdelingerne i form af håndbøger, politikker mm. Men også imellem medarbejderne i forhold til deres specialer og interesser
- Samarbejde: internt i en afdeling eller et team. Grundet de manglende Microsoft365-konti og virksomheds-devices, havde en række teamledere og koordinatorer nemlig svært ved at kommunikere med de medarbejdere, der arbejdede udenfor almindelig arbejdstid. Inden for samarbejde lå også et stort fokus på at facilitere dialogen imellem de enkelte medarbejdere
- Kultur: fastholde og udvide kulturen for videndeling internt ved at erstatte den eksisterende Facebook-gruppe med en intern platform, som alle nuværende medarbejdere har adgang til
Da backloggen var opbygget, udvalgte vi de væsentligste use cases og fastsatte scopet for projektet.
Opbygge rammen: herefter fik vi oprettet de relevante sites og opsat basiskonfigurationen, så rammen for projektet var på plads til redaktørerne.
Undervisning af redaktører og løbende støtte: da løsningen var besluttet og rammen konfigureret, samlede vi en gruppe redaktører og underviste dem i SharePoint og Teams. Efter undervisningen aftalte vi ”lektiecafeer” / arbejdsdage for redaktørerne, hvor de sammen opbyggede deres indhold og løbende kunne få sparring fra NGAGE.
Adoption og kommunikationsaktiviteter: til sidst sammensatte vi et læringsunivers med adgang til relevante Microsoft materialer og optog en række videoer, som skulle hjælpe brugerne i gang med platformen.
Og på den måde blev vi klar til at åbne KOSAs nye digitale arbejdsplads i maj 2024 – 6 måneder efter den første workshop.
Løsningen
Hvordan kom løsningen så til at se ud? Vi endte med en kombination af SharePoint og Teams, som faciliterer hver sin del af brugernes behov:
- SharePoint: udstiller fælles nyheder, som deles med hele organisationen, samt mere statiske informationer som fx håndbøger og politikker
- Teams: til dialoger, samarbejde og kultur. Der er oprettet et organisationsteam til erstatning for Facebook gruppen. Her er alle medarbejdere meldt ind og der bliver lagt op til dialog og sparring. Derudover er der oprettet teams til hver afdeling/funktion, hvor de kan samarbejde og have deres interne dialoger.
Derudover er der taget hensyn til de forskellige brugergrupper vha. to forskellige indgange til den digitale arbejdsplads:
Frontpersonale
Frontpersonale bruger fortsat deres egne devices, men logger nu ind med en Microsoft365-konto i Teams. Her bliver de mødt af Viva Connections dashboardet, som hurtigt leder dem videre til – for dem – tre centrale dele af løsningen:
- Intranettet med fokus på fælles nyheder og oversigt over aktiviteter på det enkelte slot, men også mulighed for at tilgå politikker og håndbøger
- Det fælles organisationsteam, hvor de kan læse om deres kollegers hverdag og dele glimt fra deres egen
- Deres vagtsystem, hvor de kan se deres egne vagter, byttebørs mm.
Intranettet er bygget ”mobile first”, så alle sider er optimeret til at blive tilgået på små skærme.
Fra Teams-appen har de naturligvis ligeledes let adgang til samarbejde med deres afdeling / team, chat med kolleger, opgaver o.l.
Administrative medarbejdere
For de administrative medarbejdere starter dagen ligeledes i Teams, men for dem er det typisk fra PCen. Her mødes de ligeledes af Viva Connections appen, men i stedet for dashboardet ser disse medarbejdere intranettets forside. Her har de hurtig adgang til nyheder, begivenheder, håndbøger og information fra afdelingerne.
er mattis, pulvinar dapibus leo.
Fra Teams appen kan de naturligvis ligeledes samarbejde med deres afdeling / team, chatte med kolleger, dele opgaver o.l.
Hvordan går det i dag?
Det er nu knap 5 uger siden ‘go live’, og der er fortsat gang i adoption og kommunikations-aktiviteterne, men man kan allerede spotte nogle gode tendenser.
Der er på de knap 5 uger kommet 80 nye indlæg på organisationsteamet, 94 kommentarer og 935 reaktioner. Dvs. at der i snit bliver postet lige over 3 indlæg dagligt (i hverdagene) og der kommer kommentarer og reaktioner på hver post.
Derudover er det blevet publiceret 51 nyheder i SharePoint, hvilket er over 2 dagligt.
I en organisation, som ikke har været vant til en tilsvarende platform tidligere, og som har haft en stor adoptions opgave i, overhovedet at få en stor gruppe brugere ind i Microsoft365, så må det siges at være en forrygende start, og en masse potentiale at arbejde videre med.
Udtalelse fra Louise Rue Moos
Udviklingschef hos Kongernes Samling
Udtalelse fra Louise Bjerregaard
Primær konsulent fra NGAGE
Opgaven med en ny kommunikationsplatform var lige dele et IT projekt, som et kulturforandringsprojekt. Projektet skulle ændre hele den måde vi arbejder på, og vi skulle have alle med om bord.
Netop kombinationen af stærke IT kompetencer og stor organisationsforståelse har NGAGE. Vi har været utrolig glade for at have en sparringspartner med på alle dele af projektet, og som har udfordret os på løsningen og implementeringen.
Vi har fået en løsning som når ud i hele organisationen, og som smart og smidigt understøtter vores tværgående arbejde. Vi har fået en kommunikationsplatform som virkelig er fælles for alle.
NGAGE har været med hele vejen. Det har været et tæt og udbytterigt samarbejde, og vi har sat stor pris på deres vedvarende insisteren på at finde den bedste løsning, og hjælpe os med at omsætte det til virkelighed.
Det er helt sikkert ikke sidste gang vi samarbejder med NGAGE.
Der er langt imellem projekter, hvor vi starter fra bunden på den her måde, og samtidig samarbejder med en redaktør- og ledergruppe, der er så klar til en forandring!
Vi fik hurtigt sporet os væk fra det klassiske intranet og over i en digital arbejdsplads, hvor der i særdeleshed er taget højde for KOSAs frontpersonale.
På trods af et relativt kort forløb (blot seks måneder fra første spadestik til lanceringen af den nye platform) og en relativ beskeden økonomi, kom vi vha. best practice godt ud i krogene med projektet.
Igennem fokusgrupper fik vi indsamlet input fra hele organisationen, udarbejdet personaer, som dækker KOSAs brugergrupper, og uddannet en redaktørskare, som i sandhed kender både platformen og deres indhold nu rigtig godt nu.
Kort sagt et spændende projekt, hvor vi fik sat brugeren i centrum.
Vil du vide mere?
Leder du efter flere kundecases? Så kan du læse med her:
Skal vi også hjælpe dig?
Hos NGAGE har vi erfaringer med en bred vifte af projekter inden for den digitale arbejdsplads og vi står altid klar til at hjælpe dig! Uanset om det er kort sparring på en konkret problemstilling, et inspirationsmøde eller et projekt indenfor den digitale arbejdsplads, så hører vi meget gerne fra dig. Kontakt Esben for en uforpligtende dialog:
Kontakt Esben for mere info
