Da en dansk uddannelsesinstitution ville i gang med Microsoft Power Platformen – et værktøj til hurtigt at bygge og dele apps, workflows og chatbots på tværs af organisationen – skulle der skabes nogle gennemtænkte rammer.
Derfor skabte NGAGE sammen med institutionens IT-afdeling en sikker og struktureret tilgang, der kunne understøtte organisationens ønske om at medarbejderne selv havde muligheden for at skabe løsninger og workflows, der automatiserer hverdagen, uden IT-afdelingen mistede kontrollen over data, licensering eller løsningerne.
Resume af casen
Denne case handler om, hvordan NGAGE hjalp en uddannelsesinstitution med at udvikle en governance-model for sikker brug af Microsofts Power Platformen. Ved at sætte fokus på bl.a. lifecycle management, Center of excellence og Data Loss Prevention faciliterede NGAGE en governance-model, der sikrer at platformen bliver anvendt i tråd med organisationens mål, værdier og strategi samt krav til datasikkerhed. Samtidig understøtter den en effektiv og vedligeholdelsesvenlig brug i hele organisationen.
At udvikle en governance-model der fungerer i praksis, kræver mere end blot teknisk indsigt.
Det handler om at forstå organisationens behov og udfordringer, ikke mindst når det gælder datasikkerhed. Det kræver også, at de rette interessenter bliver inddraget, så der skabes fælles retning og opbakning. Og så er det afgørende, at modellen ikke bliver statisk, men justeres løbende i takt med uddannelsesinstitutionens udvikling og Power Platformens opdateringer.
En vigtig del af modellen er opbygningen af et Citizen Developer-netværk. En gruppe medarbejdere, som får mulighed for selv at bygge low-code/no-code løsninger i Power Automate, Power Apps og Copilot studio, indenfor rammerne af governance-modellen.
NGAGE sikrede, at uddannelsesinstitutionen fik tilbragt viden om platformen og best practice om, hvordan organisationen involveres i forhold til at afklare retningslinjer, roller og processer, så man får en model og nogle medarbejdere som sikrer at Power Platformen giver værdi i organisationen.
Hvad var problematikken/udfordringen?
Institutionen var bevidst om, at uden de rette rammer kunne platformens fleksibilitet føre til utilsigtede konsekvenser, i form af løsninger, der ikke lever op til organisationens sikkerheds-og compliancekrav. Løsninger, der kan forårsage uønskede omkostninger eller konflikte med eksisterende systemer. Derfor var der et ønske om at have en governance-model, der kunne balancere anvendelsen, så brugerne har et sikkert fundament og fleksibilitet til at anvende Power Platformen uden at IT-afdelingen slipper kontrollen med platform, data og sikkerhed.
Sådan greb vi processen an
Da institutionen er en stor organisation med flere fakulteter og over 4.000 ansatte, var processen planlagt over en længer periode. NGAGE stod for at lede processen og sørgede for at de rette beslutninger blev truffet undervejs. Med overblik over både tekniske muligheder og organisatoriske hensyn guidede vi institutionens styregruppe gennem de nødvendige valg og sikrede, at alle aspekter af platformen blev adresseret.
De områder vi sætter fokus på, er dog altid de samme og vi arbejdede med at kortlægge:
Vision og ambitionsniveau for brugen af Power Platformen. Vi startede i fællesskab med at afdække både den nuværende situation, visionen og ambitionerne for arbejdet med Power Platformen. Her kortlagde vi brugergrupper, behov og visioner, som skabte et fælles ambitionsniveau for det videre arbejde.
IT-miljøtyper herunder muligheden for at opsætte miljøstrenge til styring af platformen.
Først fik vi kortlagt ambitionen og visionen om, at der skulle være en gruppe af citizen developers, som skulle have fleksibiliteten til selv at udvikle løsninger med Power Automate og Power Apps primært. Herefter opbyggede vi en model for antallet af miljøer – vi drøftede blandt andet behovet for anvendelse af personal productivity miljøer, fælles miljøer og pipeline samt hvordan applikationsflowet skal være mellem miljøerne.
Data Loss Prevention. Med en model for miljøer og applikationsflow var det tid til at dykke ned i eksisterende politikker og sikre os, at Power-miljøet er opsat til at kunne overholde politikkerne og evt. udvide beskrivelserne til at dække power området. Derudover definerede vi roller for de enkelte miljøer og deres rettigheder samt hvilke connectorer der skal være tilgængelig på de forskellige miljøer.
Center of Excellence (CoE) og automatisering af governance. I forbindelse med opsætningen tog vi ligeledes CoE i brug til ansvarlig forvaltning og monitorering af platformen.
Her arbejdede vi med beslutninger om automatisering af governance, der typisk tager udgangspunkt i Center of Excellence værktøjet, der er udviklet til Power platformen netop for at sikre governance. Men beslutningerne var ikke afgrænset til CoE, da governance skal omfatte hele platformen. Vi drøftede med udgangspunkt i politikkerne, hvordan vi kan overvåge, rapportere og give notifikationer på overholdelsen af governance.
Lifecycle management. Her arbejdede vi med, hvordan vi sikrer ejerskab af applikationerne, samt hvordan vi sikrer, at ubrugte applikationer og miljøer bliver slettet. Vi var også inde på, hvordan reglerne skulle være, når der skulle ændres på f.eks. connectorer og så sikrede vi, at applikationsflowet var beskrevet med opgaver og ansvar.
Organisationsstruktur, opgaver og citizen developer-netværk.
Med udgangspunkt i vores erfaring arbejdede vi med at beskrive, hvilke opgaver og ansvar, der placeres på de forskellige roller i organisationen, samt hvad det kræves at få en rolle i institutionens power organisation. En væsentlig del af organiseringen er aktivering af brugerne og facilitering af dem i et citizen developer netværk. (Beskrevet herunder)
Gevinsterne for institutionen
Med governance-modellen har vi givet organisationen et solidt fundament for det videre arbejde med Power Platformen, på en sikker, struktureret og skalerbar måde.
- Øget innovation og fleksibilitet. Brugerne har nu mulighed for selv at bygge løsninger i Power Platformen, der er tilpasset deres specifikke behov uden at gå på kompromis med sikkerheden. En virtuel tjekliste sikrer, at governance bliver tænkt ind fra start, og at nye løsninger bliver godkendt og implementeret efter fælles standarder.
- Stærkere samarbejde og videndeling. Citizen Developer-netværket forbinder fagpersoner på tværs af organisationen. Her kan idéer og løsninger deles og videreudvikles, og brugerne får den støtte og koordinering de har brug for, både teknisk og organisatorisk
- Reduceret risici og omkostninger. Med governance-modellen har institutionen fået klare rammer for, hvordan Power Platformen skal overvåges
Citizen Developer netværk
Som en del af projektet hjalp NGAGE med at lægge en struktureret plan for etableringen af et Citizen Developer-netværk.
En gruppe medarbejdere der har øje for, hvor arbejdsgange kan forbedres og gøres smartere med Power Platformens værktøjer. Som begreb kaldes de ”spottere”. Fokus er ikke på teknisk kunnen, men på at spotte potentiale for forbedring, effektivisering og øget kvalitet i arbejdsgange.
NGAGE faciliterede et undervisningsforløb i Power Platformen for IT-afdelingens Power Team omkring etableringen af Citizen Developer-netværket, som de selv opbygger efter projektet og har ansvaret for at drive og videreudvikle.
Målet er at skabe et stærkt netværk, der kan være med til at løfte udviklingen i hele organisationen, uden at gå på kompromis med governance og sikkerhed.
For at understøtte netværket udvikler Power Teamet efterfølgende:
- Netværksdage hvor deltagerne mødes på tværs af organisationen til faglige oplæg og inspiration
- Byggedage hvor Power Teamet stiller sig til rådighed for teknisk sparring og videndeling
- Virtuel tjekliste der guider brugerne i at overholde governance-rammer og datasikkerhed
- Adoption-initiativer herunder kurser, introduktioner og vejledninger, både for nye og øvede brugere
Hvordan går det i dag?
Efter projektets afslutning er institutionen gået i gang med at bruge og udvikle deres Power Platform miljø og governance model. De har også fået en række nye ideer og ønsker til, hvordan de kan udnytte Power Platform endnu bedre i fremtiden.
Projektet er afsluttet i foråret 2025.