Hos Kaiser Kaffe er kvalitet og service i højsædet – både når det gælder kaffe og kundeservice. Men bag kulissen var hverdagen præget af manuelle arbejdsgange, dobbeltindtastninger og manglende overblik over serviceaftaler og leverancer. Det ville de lave om på.
Om Kaiser Kaffe
Kaiser Kaffe er en familiedrevet virksomhed stiftet i 1995, baseret i Kolding. Virksomheden har 30 års erfaring med levering af helhedsløsninger, enten ved køb eller leje af kaffeløsninger til erhverv og offentlige institutioner. Sortimentet omfatter professionelle kaffeautomater, vandkølere, kaffe, te og tilbehør.
Manuelle arbejdsgange, manglende overblik og dobbeltindtastninger
Skræddersyet Power App, integreret med ERP-system til digitalisering af chaufførflow
Mere effektivt flow i hverdagen, både for chauffører og administration.
Manuelle processer og manglende overblik
Kaiser Kaffe leverer kaffe, maskiner og service til virksomheder over hele landet. Men planlægning af vareture, håndtering af serviceaftaler og registrering af ordrer foregik tidligere via telefonopkald, papir og efterfølgende manuel indtastning i e-conomic. Det var både tidskrævende og sårbart over for fejl.
Samtidig havde chaufførerne ikke adgang til kundedata, ordrehistorik eller information om serviceaftaler, når de var ude på farten. Det gjorde det svært at yde den gode service, Kaiser Kaffe er kendt for.
Samlet digital overblik for chaufførerne
NGAGE udviklede en Power App med Sharepoint som datalager og power automate til at sikre dataflow til kunder og bogholderiet. Applikationen fungerer som chaufførernes digitale værktøjskasse og giver overblik over:
Funktioner i appen
- Overblik over hasteordrer og planlagte ture
- Kundevisning med ordrehistorik og maskinoversigt
- Oprettelse af nye ordrer og servicebesøg direkte i appen
- Automatisk håndtering af vandfilter- og rengøringsaftaler
- Integration med e-conomic for automatisk oprettelse af ordrekladder
Alt er integreret med Kaisers ERP-system, så ordrer, opgaver og varebestillinger – automatisk oprettes som kladder i økonomisystemet – uden at bogholderiet skal genindtaste noget. Det sparer tid, giver overblik og minimerer risikoen for fejl.
En proces med fokus på værdi, ikke bare digitalisering
I samarbejdet med Kaiser Kaffe skabte vi indledningsvis et total overblik over deres eksisterende processer, systemer og udfordringer. Dermed identificerede vi mulige forbedring igennem øget digitalisering. I stedet for blot at digitalisere de eksisterende processer én-til-én, foreslog vi nye digitale arbejdsgange, der kunne automatisere og effektivisere hverdagen.
Vi udviklede en prototype af chauffør-appen, som vi gennemgik og tilpassede i tæt dialog med Kaiser Kaffe. Efterfølgende blev løsningen testet i praksis i en måned, før vi trænede chaufførerne og satte løsningen i drift. En proces, der sikrede høj brugervenlighed, stærk forankring og hurtig værdi.
Vi har fået en løsning, der ikke bare digitaliserer, men som reelt gør hverdagen nemmere for både vores chauffører og vores kunder.
Mere tid til kunderne og gladere medarbejdere
Med den nye løsning har Kaiser Kaffe fjernet en lang række manuelle processer og opnået et langt bedre flow i hverdagen. Chaufførerne har fået et værktøj, der gør dem mere selvkørende og engagerede, og administrationen sparer tid på dobbeltarbejde.
Samtidig oplever kunderne en mere professionel og effektiv service, med hurtigere opfølgning og færre fejl.
Vil du også automatisere dine arbejdsgange?
Hos NGAGE hjælper vi virksomheder som din med at skabe værdi gennem automatisering og integration. Uanset om du er i gang med Power Platformen eller bare er nysgerrig, tager vi gerne en uforpligtende snak om dine muligheder.
Udfyld formularen herunder, og lad os sammen tage skridtet mod en mere effektiv hverdag!