Tilbage i april 2025 stod Envidan klar til at skifte deres eksisterende SharePoint 2013 intranet til noget mere moderne. Visionen var at flytte relevant data, give UI og brugeroplevelse en overhaling samt forberede løsningen til fremtidens behov. Resultatet blev en kombination af Connections, Engage, Teams og selvfølgelig SharePoint Online, som nu til sammen danner rammen om medarbejderens digitale arbejdsplads.
Om Envidan
Som rådgivende ingeniørfirma rådgiver Envidan forsyninger, kommuner og industrier om alt fra spildevand, vandforsyning og klimatilpasning, til afløb og naturgenopretning. De leverer færdige vandværker, rense- og ressourceanlæg, genopretter vådområder og udvikler innovative softwareløsninger til forsyninger.
De arbejder med hele vandets kredsløb, og i mødet med deres kunder er bæredygtighed, vandfaglighed og digital tænkning altid omdrejningspunktet.
Fra deres kontorer i Norge, Sverige og Danmark bidrager +500 medarbejdere til at løse nogle af vandsektorens største udfordringer: Bæredygtig vandhåndtering, klimatilpasning og sikring af rent drikkevand.
På den måde er forretningen født med et bæredygtigt DNA. Men deres ambitioner rækker videre. Via deres stærke, tekniske faglighed kan de anvise praktiske, bæredygtige løsninger på kundernes konkrete problemer.
Gammelt og tilsandet intranet på forældet teknologi resulterede i mistillid til informationerne i diverse opslagsværk – fx politikker og vejledninger
Ved en fælles indsats fra en bred projektgruppe og med støtte fra NGAGE blev indholdet og brugerfladen opdateret og flyttet til en moderne platform i Microsoft 365.
Et fælles intranet for hele Envidan på en moderne platform som understøtter medarbejderen der, hvor de er, samt et bredt buy in fra organisationen. De har nemlig fået deres ønsker implementeret igennem en bredt forankret projektgruppe.
Introduktion til Louise
Halløj 
mit navn er Louise og jeg var Envidans primære kontaktperson igennem det intranetprojekt, som du kan læse om her.
Jeg er uddannet i spændingsfeltet imellem kommunikation og IT og har brugt hele mit arbejdsliv på at specialisere mig indenfor interne samarbejdsværktøjer – det vi i dag kalder “den digitale arbejdsplads”. Mit fokus er på mennesker og deres behov, som jeg i tæt samarbejde med mine kunder omsætter til løsninger indenfor M365 platformen.
Min erfaring kommer fra de sidste ti år med alverdens forskellige projekter sammen med et hav af virksomheder – store som små, nationale som internationale. Jeg er vant til at snakke med mange forskellige mennesker med forskellige forudsætninger og indstillinger til teknik. Fælles for dem alle er, at jeg møder dem lige der, hvor de er. For mig handler det nemlig ikke om teknik – det handler om mennesker og behov.
Det første møde
Da jeg første gang lagde vejen forbi Silkeborg, var det til et typisk salgsmøde. Her mødte jeg Tine (Head of Strategy & Communication) og Martin (IT Business Partner) og vi vendte Envidans nuværende situation og hvor de ønskede at komme hen med deres intranet. Jeg havde et klassisk intranetprojekt under armen:
- Sprint 1 – Planlægning, behovsafklaring og basis opsætning: her afholder vi en række workshops for at afklare behov og ønsker og sætter løbede standardfunktionerne op, så projektgruppen kan få syn for sagen og vi kan kvalitetssikre de beslutninger, vi får taget på workshops.
- Sprint 2 – Funktioner, rettigheder og konfiguration: her dykker vi ned i det, som kræver lidt mere opsætning. Vi kigger på hvilke specialfunktioner de har i dag og oversætter dem til funktioner i SharePoint. Vi afklarer også governance og rettigheder og laver løbende konfiguration og tilpasninger, så projektgruppen igen hele tiden kan følge opsætningen og bedre kan tage stilling. Ved sprintets afslutning står rammen om det kommende intranet klar.
- Sprint 3 – Overdragelse, undervisning og dokumentation: Når rammen er bygget, er det tid til at undervise redaktørerne, så de kan flytte og oprette deres indhold på den nye platform. Samtidig arbejder vi ofte med forskellige læringsmaterialer og onboarder IT-afdelingen i at vedligeholde løsningen på sigt.
Og sådan får vi igennem en simpel proces afklaret alle væsentlige dele af det kommende intranet. Tine var med på både proces og estimat.
Hvad skete der så?
Et par måneder senere – sidst i april 2025 – var Martin klar og projektet blev skudt i gang. Jeg stak endnu en gang hovedet forbi Silkeborg klar til et kickoff-møde, hvor der skulle svares på en masse spørgsmål og planlægges en håndfuld workshops.
Sådan gik det bare ikke helt. Martin og Jonas (IT Business Partner) havde forud for mødet delt en præsentation med en række principper for det kommende intranet og en række krav til funktionalitet. Baseret på deres materiale havde jeg sat en række demoer op – fx af nyheder, beskedfunktioner, arrangementer, håndbøger mm. Det gennemgik vi på mødet og der blev taget et væld af beslutninger.
Efter mødet tilpassede vi demoerne og præsenterede dem for den øvrige projektgruppe. Efter en ganske kort proces, havde vi overblik over de sites, der skulle oprettes, og hvilke funktioner, vi ville bruge til at adressere hvilke behov.
Hen over sommeren løb Martin og Jonas efter de mange bolde i projektet og fik bygget de nødvendige sites og lavet basiskonfigurationen. Nu og da skød de en bold over til mig, men store dele driblede de selv i mål.
Vi startede projektet med en klassisk tilgang til intranet, hvor struktur og funktioner var i fokus. Men undervejs blev det tydeligt, at det største udbytte kom fra den åbne dialog og det tætte samarbejde på tværs af organisationen. Det gjorde, at vi kunne tilpasse løsningen løbende og skabe et intranet, der virkelig matcher Envidans behov
Opbygning og migrering
Efter sommerferien og frem til lanceringen havde hele projektgruppen et ugentligt statusmøde, hvor vi gennemgik opgaver og fremdrift. Jeg deltog og rapporterede på mine opgaver, men min fornemmeste opgave blev at hjælpe hele projektgruppen hurtigt videre ved at svare på diverse spørgsmål og vise mulige løsninger.
Mine opgaver lå primært i at sparre med redaktørerne om opsætningen af deres områder. Derudover forfinede jeg setuppet af nyheder og driftsmeddelelser med skabeloner og målretning. Vi fik også konfigureret Viva Connections og tilpasset visningen af dato og tidspunkter, så de passede til de skandinaviske standarder selvom intranettet generelt er på engelsk.
For Envidan var den mest savnede funktionalitet i M365 en mere komplet eventløsning. Vi evaluerede ud af boksen event-løsningen i SharePoint, men endte med at lave vores egen løsning. Her sammensatte vi ud af boksen funktionerne fra nyheder, SharePoint webparts og Forms til at skabe målrettede begivenheder med en simpel tilmelding.
Undervejs havde vi en NGAGE Senior Cloud Architect – Frederik – på banen, når opgaverne havde en mere teknisk karakter. Han hjalp bl.a. med opsætningen af fødselsdage og jubilæer samt en visning af nye medarbejdere – alt sammen baseret på data fra ADet.
Han fik også integreret M365 søgningen med et lokalt netværksdrev, så medarbejderne har mulighed for at fremsøge informationer derfra direkte i M365. Det letter deres arbejdsgang i hverdagen og øger findability på tværs af Envidans platforme.
Til sidst hjalp vi til med oprydningen i test-indhold og de sidste tilpasninger inden go live. Det resulterede i, at vi i midten af oktober 2025 kunne trykke op den store ”Launch” knap og lancere det nye intranet.
Hvad blev løsning?
I dag står ConnectED, som intranettet kom til at hedde, klar til at hjælpe alle medarbejdere i Envidan. Løsningen har et stort fokus på mennesker: vi ønsker at hjælpe brugerne med at finde relevant information og samtidig hjælpe dem til at føle sig som en del af et samlet Envidan.
Derfor er intranettet også som udgangspunkt åbent for alle, men vi arbejder aktivt med målretning, for ikke at overøse den enkelte bruger med irrelevant information – dog har alle mulighed for at søge alle oplysninger frem.
Af hensyn til den samlede medarbejderskare, er intranettet også som udgangspunkt engelsk indtil man fx har gravet sig ned i en landespecifik personalehåndbog.
En stor del af aktiviteten på intranettet er båret af nyheder. Der kommer nyheder fra hele organisationen, men hver nyhed bliver målrettet imod de medarbejdergrupper, den er relevant for. Det samme gælder de mange arrangementer – her bliver man også kun eksponeret for relevante arrangementer.
De klassiske nyheder er desuden suppleret med ”beskeder” medarbejderne imellem i form af et Viva Engage community, som er indlejret på intranettets forside.
Fordi mennesker er vigtige, er tæt på halvdelen af forsiden dedikeret til at fejre fødselsdage og jubilæer samt nye medarbejdere.
For at binde den digitale arbejdsplads sammen har vi taget Viva Connections i brug til at bringe intranettet ind i Teams og ud på mobilerne.
ConnectED er bygget mest muligt ud af boksen og er blot suppleret af enkelte NGAGE-moduler til fremsøgning af medarbejder-oplysninger, mærkedage og nem oprulning af håndbøger eller andre opslagsværker.
Hvad fik projektet til at fungere?
Selvom vi ikke kørte igennem en klassisk projektmodel, så fungerede projektet enormt godt. Der er selvfølgelig flere faktorer inde over, men her fremhæver jeg de væsentligste:
- Klar ledelsesopbakning – både i forhold til at prioritere projektet og sætte en klar ambition for projektgruppen
- En stærk projektleder, som sikkert styrede projektgruppen igennem beslutninger og sikrede fremdrift
- Stærke tekniske profiler, som hurtigt satte sig ind i systemet og evnede at formidle det til kolleger og ikke mindst redaktørgruppen
- En bredt funderet projektgruppe, som kunne repræsentere forretningens forskellige dele og sikre buy in fra organisationen
Det er sjældent at et samarbejde fungerer perfekt, men vi må konstatere at det er tilfældet med NGAGE. NGAGE har leveret efter alle kunsten regler, og det har resulteret i at Envidan har fået et yderst tilfredsstillende slutprodukt.
Hvordan foretrækker I at arbejde?
Det her er ikke en typisk case, hvor vi følger én fast projektmodel og leverer et intranet. Hos NGAGE har vi gennemprøvede modeller og metoder, men den virkelige værdi opstår i det tætte samarbejde og den åbne dialog med kunden.
I samarbejdet med Envidan tilpassede vi derfor vores rolle løbende, så den matchede netop deres behov. Ikke ved at diktere en proces eller en løsning, men ved at fungere som en forlængelse af organisationen og bidrage med de kompetencer og ekstra hænder, der gav mest værdi undervejs.
For det er vores tilgang. Vi tilpasser os måden I foretrækker at arbejde på, og understøtter jer derudfra.