I en tid hvor digitalt samarbejde og effektiv kommunikation er afgørende for virksomheders succes, tilbyder Microsoft 365 (M365) en samlet platform, der understøtter moderne arbejdsformer. Mange virksomheder kender måske kun til enkelte dele af M365 – som Outlook eller Word – men platformen rummer langt mere end det.
M365 er ikke bare en samling af programmer – det er en sammenhængende digital arbejdsplads, hvor medarbejdere kan dele viden, samarbejde i realtid og skabe en stærkere kultur.
I indlægget her, vil vi introducere SharePoint som basen for et moderne intranet og udpege bestemte dele af M365, som ofte tages i brug for i samspil at skabe rammen om en digital arbejdsplads.
Hvorfor vælge M365 som fundament for jeres intranet og digitale arbejdsplads?
- Skalerbarhed: M365 rummer alt fra små teams til globale organisationer
- Sikkerhed: Indbygget compliance og databeskyttelse
- Integration: Alle programmer i M365 er integreret på kryds og tværs. Samtidig tilbyder mange 3. part systemer ud af boksen integrationer til M365 eller kan relativt simpelt konfigureres
- Brugeroplevelse: En intuitiv og velkendt grænseflade, som går på tværs af platformen
- Licenser: mange virksomheder har allerede de licenser, der er brug for til at bygge intranetløsninger i M365, så ingen grund til at gå ud og investere i dyre 3. parts løsninger
Hvordan bygger man intranet i M365:
M365 er som bekendt en stor platform og rummer mange forskellige programmer. Derfor er det vigtigt, at man først overvejer sine behov grundigt, inden man begynder at aktivere en masse forskellige funktioner. Hvem er vores brugere, hvad har de brug for og hvilke typer indhold har vi?
Når du har de indledende behov afklaret, kan du begynde at sammenholde dem med M365 platformen.
I de næste afsnit introducerer vi de tre dele af M365, som oftest er i brug, når man bygger et intranet.
Hvad er Sharepoint?
SharePoint er fundamentet for et moderne intranet i Microsoft 365 og er Microsofts bud på et klassisk content management system. Det er en platform, hvor virksomheder kan opbygge og strukturere intern kommunikation, dokumentdeling og samarbejde.
I forbindelse med et intranet bruges SharePoint typisk til:
- Nyhedssider og kommunikation: Publicering af interne nyheder, meddelelser og opdateringer
- Videndeling: håndbøger, manualer og politikker bygges typisk op som sider eller samles i dokumentbiblioteker for central deling
- Navigation og struktur: Et organiseret hierarki af sider, der gør det nemt at finde information
SharePoint er motoren bag store dele af M365, så når du først har lært den at kende, vil du genkende mange funktioner i andre dele af M365.
Da SharePoint er et CMS-system i skyen, så er det ikke et hierarkisk system forstået på den måde, at du opretter et rod-site og bygger undersites med undersites med undersites. I stedet har SharePoint en flad struktur og består blot af en række sites i ét niveau.
Man kan dog skabe en form for hierarki ved at arbejde med såkaldte HUB sites.
I SharePoint er en HUB-site en særlig type websted, der fungerer som samlepunkt for flere relaterede SharePoint-sites. Den bruges til at skabe struktur og sammenhæng i en organisations intranet.
Kort forklaring af HUBs i SharePoint:
- Et HUB-site forbinder flere SharePoint-sites under ét fælles tema eller formål – fx intranet og extranet
- HUBs giver en fælles navigation, ensartet branding (logo, farver, font) og mulighed for at søge på tværs af tilknyttede sites
- HUBs gør det nemmere at organisere og administrere indhold og kommunikation på tværs af organisationen.
Eksempel: typisk samles alle intranet-relaterede sites i en fælles HUB. Ved store løsninger kan man vælge at opdele intranettet i flere HUBs, fx Nyheder, People & Culture, Viden osv.
Arkitektur og navigation
I SharePoint er arkitektur og navigation to forskellige ting. Arkitekturen er som nævnt flad og derfor får vi ikke en navigation foræret af vores arkitektur. Det bliver i stedet en opgave hos den intranetansvarlige at bygge en brugervenlig navigation ind i løsningen.
Her kan gøres brug af forskellige former for navigation:
- HUB/Site navigation: klassiske navigationslinjer som ligger sig øverst på sitet
- Indholds-navigation: navigation som indbygges på den enkelte side – fx links og knapper
Branding
I SharePoint kan man aktivere et ”Brand Center” hvori I kan sammensætte både temaer og fontpakker.
Temaer består af farver sammensat i forskellige kombinationer, som redaktørerne kan tage i brug på deres sider.
Fontpakker sammensættes ved at uploade jeres fontfiler til et bestemt bibliotek og herefter sammensætte dem som i ønsker i de forskellige typer tekst i SharePoint – fx titler, overskrifter og brødtekst.
Derudover er der rig mulighed for at lege med branding i form af billeder og logoer på sitene.
SharePoint ordbog
Et hubwebsted er en særlig type websted, som samler andre websteder under samme emne. Typisk udgør en HUB en form for portal – fx et intranet eller et extranet.
Et websted er en byggeklods i SharePoint som indeholder et bestemt og afgrænset område. Fx IT, HR eller lignende. Websteder består af dokumentbiblioteker, side-biblioteker mm. og udgør et helt lille økosystem for det område, det dækker. Fx en personalehåndbog.
En side er de enkelte stykker indhold, som til sammen udgør et websted. Sider kan indeholde tekst, webdele, billeder, videoer og meget mere. Sider er fx den enkelte side i en håndbog – måske om ferie eller fravær.
Nyheder er det samme som sider. De får blot et tag inde bag i maskinrummet, som fx viser dem i nyheds-webparts. Ellers har de alle de samme funktioner tilgængelige som sider.
Webparts er små stykker kode, som bringer bestemt funktionalitet ind på dine sider. Fx er der webdele til tekst, billeder, videoer, links og meget andet. Tilsammen er det webdelene, som udgør indholdet på din side.
Hvad er Teams?
Teams bliver af MS positioneret som den samlede indgang til den digitale arbejdsplads.
Det er en samarbejdsplatform i Microsoft 365, der samler chat, møder, opkald og filhåndtering i én app. Den fungerer som et digitalt arbejdsrum, hvor medarbejdere kan:
- Kommunikere i realtid via chat og videomøder
- Organisere samarbejde i teams og kanaler for fx projekter eller afdelinger
- Dele og redigere dokumenter
- Integrere apps og workflows fra Microsoft og tredjepart systemer for at effektivisere processer
Kort sagt: Teams er hubben for teamwork, hvor alt samles ét sted, så man slipper for at skifte mellem mange forskellige værktøjer.
Teams ordbog
Er din app til online samarbejde. Inde i MS Teams findes teams/grupper – det er de områder, som du strukturerer dit samarbejde indenfor. Fx kan du have et team til Kommunikationsafdelingen
Dit team kan du bygge op omkring kanaler. Et team har altid en ”generel” kanal, men du kan oprette yderligere kanaler. Hvis dit team faciliterer samarbejde i et projekt, har du måske en kanal til projektledelse hvor planer, økonomi mm ligger. Derudover har du måske kanaler til projektets forskellige faser – fx analyse og implementering.
Når du opretter et team, får du automatisk en indlægs-fane. Her kan teamets medlemmer skrive beskeder til hinanden. Man kan kommentere og reagere på indlæg
I teams kan du oprette chats med en eller flere kolleger. Her kan I skrive sammen, ringe til hinanden, dele filer og meget mere.
Hvad er Viva?
Viva er egentlig et paraplybegreb for en lang række ”employee experience”-apps i M365. Når vi snakker intranet, så er det typisk Viva Connections, vi mener. Viva Connections består af en teams-app, som kan bringe dit intranet ind i MS Teams – dvs. at du får adgang til nyheder og andre materialer og informationer fra intranettet direkte i brugerens ”flow of work”.
Viva består også af andre apps, her kan f.eks. nævnes:
- Viva Engage: tidligere kendt som Yammer – et internt socialt medie med personlige profiler, Communities mm.
- Viva Learning: en gratis læringsplatform, hvor du kan inkludere materiale fra en lang række definerede udbydere. Med en Premium licens kan du også udbyde dit eget materiale og lave learning-paths mm.
- Viva Insights: giver dig indsigt i din egen udvikling og trivsel. Her kan du tracke dit velbefindende, finde værktøjer til at øge din effektivitet og rose kolleger.
Viva ordbog
Den del af Viva suiten, som samler hele Viva-platformen og M365 generelt. Connections er limen, som også bygger fx teams og SharePoint sammen
Connections kommer med en teams-app, som du kan konfigurere til enten at vise udvalgte links/funktioner eller til at vise selve intranettet inde i teams. Det hjælper dine brugere til at holde sig orienterede om nyheder mm. uden at skulle forholde sig til flere forskellige programmer – de kan blot starte deres dag i Teams og herfra via Viva Connections se indhold fra intranettet.
Det er også konfigurationen af Viva Connections, som bringer notifikationer om nye nyheder i SharePoint ind i notifikationerne i Teams.
Som en del af Viva Connections, kan du bygge et dashboard, der fremhæver bestemt indhold eller funktionalitet til dine brugere. Dashboardet rammer især mobile brugere og kan med fordel konfigureres med dem in mente.
Er et værktøj til at planlægge og publicere interne kampagner på tværs af Teams, Outlook og SharePoint med skabeloner og måling af engagement.
Er en løsning til hurtigere “pulsmålinger”, hvor teams og ledere kan indhente anonym feedback via korte spørgeskemaer.
En platform til dybdegående medarebjdermålinger, analyser og handlingsplaner for trivsel og fastholdelse.
Resten af M365
Udover SharePoint, Teams og Viva består M365 af en række omkringliggende programmer, som man kan vælge at tage i brug, hvis det giver mening. Programmerne er inklusiv i de fleste M365 licenser.
Her lister vi et par af de mest gængse:
- OneDrive: dine personlige filer i skyen
- Planner og To do: et simpelt opgave- og projektstyringsværktøj
- Loop: et alternativ til Planner med rig mulighed for brainstorming, oprettelse af sider og meget mere
- Whiteboard: en digital tavle til facilitering af online møder. Kommer med en række skabeloner til fx planlægning og brainstorming
- Copilot: den lille licens til copilot er inklusiv i en M365 licens, så alle har egentlig copilot tilgængelig. Hvis man vil tage sin AI assistent til næste niveau, kan man opgradere til en større licens og fx få assistenten med ind i Outlook, Word, SharePoint og Teams
- Clipchamp: lav dine egne videoer og rediger dem
- Forms: indsaml data vha. spørgeskemaer og andre formularer
- Power platformen: sæt strøm til dine manuelle processer med power platformen – her kan du bygge automatiseringer, apps og meget mere.
Hvordan kommer man i gang?
Hvis jeres virksomhed ikke tidligere har arbejdet med SharePoint, Teams eller Viva, kan det virke overvældende. Men med den rette rådgivning og en trinvis tilgang, kan I hurtigt få værdi ud af platformen:
- Kortlæg jeres behov: Hvem er jeres brugere? Hvad er deres behov? Hvilke arbejdsprocesser skal understøttes?
- Start med fundamentet: SharePoint til nyheder og videndeling, Teams til samarbejde.
- Udvid med Viva: Skab en stærkere medarbejderoplevelse ved at samle indholdet i en samlet digital arbejdsplads.
- Automatisér og visualisér: Brug Power Platform til at effektivisere og få indsigt.