Den 14. juli 2026. Det er den dato Microsoft slukker for supporten på SharePoint 2016 og 2019. Hvad betyder det for din virksomhed og hvordan kommer du over på en ny og mere moderne platform?
Det føles ikke som længe siden at MS slukkede for supporten på 2013, men ikke desto mindre nærmer vi os 3 års dagen og dermed følger de næste to legacy platforme: nemlig SharePoint 2016 og 2019.
Hvad betyder det for dig, som stadig har data på platformene?
Når supporten stopper, betyder det først og fremmest, at der ikke længere vil komme sikkerhedsopdateringer. Det vil sige, at de data, som fortsat ligger på platformen, er i større risiko for sikkerhedsbrud, og at de ikke længere lever op til de eventuelle compliance forpligtelser, du måtte have. Det betyder samtidigt at integrationer kan begynde at fejle og at platformen ikke længere udvikler sig, så du går glip af moderne funktioner og halter bagud i forhold til dine brugeres behov og forventninger.
Hvad anbefaler vi, at I gør?
Derfor er det både Microsofts og vores klare anbefaling, at du begynder at tænke på, hvad der skal ske med det indhold, som ligger på platformen. Skal det bibeholdes eller slettes? Hvis det skal bibeholdes, skal du have fundet ud af, hvilken platform informationerne skal overflyttes til og lægge en plan for, hvordan du får det derover.
Hvis du vælger at flytte dit indhold over på en nyere SharePoint version, så findes der værktøjer, som kan hjælpe med migreringen. Du skal dog være opmærksom på, at indholdssider ikke effektivt kan flyttes med sådanne værktøjer. Forskellene i, hvordan siderne er bygget, er for store til, at teknikken kan skifte f.eks. webdele ud. Dokumentbiblioteker, billedbiblioteker, lister og lignende kan dog migreres automatisk, hvis man har licenser til et migreringsværktøj.
Ofte kigger virksomheder derfor ind i, at deres indhold skal flyttes manuelt og det kan – afhængig af mængden af data – tage lang tid.
Hvilken platform skal jeg vælge?
I Microsoft regi har du to muligheder:
- SharePoint Server Subscription Edition: Det er Microsofts bud på en mere opdateret on-prem løsning med flere moderne funktioner og længere support fra Microsofts side. Subscription er særligt egnet til virksomheder, med særlige krav til at data ikke må rykkes i skyen.
- SharePoint Online: Microsofts svar på en moderne cloudbaseret platform. Denne version er mere fremtidssikret og en del af hele M365 økosystemet. Da vi her snakker en cloud løsning, så får du også automatisk løbende opdateringer og dine brugere får adgang til nye funktioner i takt med, at de bliver lanceret.
Hvordan migrerer jeg til en ny platform?
Hos NGAGE har vi hjulpet mange kunder med migreringen fra et ældre SharePoint intranet til en moderne platform. Vi tager altid udgangspunkt i brugeren og søger at forstå dem, inden vi foreslår en tilgang for lige netop jeres projekt. I grove træk kan man sige, at et typisk migreringsprojekt er bygget op som følger:
- Analyse og fundament: vi analyserer jeres tekniske udgangspunkt og kortlægger jeres eksisterende løsning samt Office 365 miljø. Vi tilbyder også en indholdsanalyse, hvor vi dykker ned i det indhold I har, hvilke målgrupper I arbejder med (personaer) samt styrker og svagheder i den eksisterende løsning. I denne fase tager vi især udgangspunkt i forskellige brugergrupper og inddrager repræsentanter for disse.
- Løsningsspecifikation: vi foreslår, hvordan I adresserer dels det eksisterende indhold, som skal være en del af flytningen, og dels de nye behov, som har vist sig i første fase. Vi tager udgangspunkt i use cases og sammenholder dem med mulige løsninger. Både i forhold til tekniske funktionalitet, men også baseret på input fra brugerne. I bliver introduceret til forskellige løsningsmuligheder og sammen finder vi den version, som passer bedst til netop jer.
- Implementering: med udgangspunkt i analysen og specifikationen sætter vi en ramme op for jeres nye platform eller jeres MAP (minimal awesome product). I tæt dialog med jer udarbejder vi eksempelindhold og validerer løbende, at vi er på rette vej. Det giver jer en kort vej fra analyse til implementering og giver en stor fleksibilitet i forhold til at lave valideringer med brugerne og tilpasninger af implementeringen.
Både løsningsspecifikationen og implementeringen adresserer vi i sprints med indbyggede feedback loops, så I og jeres brugere er involverede hele vejen.
- Undervisning: med udgangspunkt i jeres redaktør-korps sammensætter vi et træningsforløb. Sammen identificerer vi desuden behovene for governance og opsætter procedurer, som understøtter disse.
- Migrering: når rammen er på plads og redaktørerne onboardet, begynder selve migreringen. Afhængigt at mængden af indhold, kan I vælge at bruge et tredjepartsværktøj til dele af migreringen. Der vil dog efter al sandsynlighed være behov for en manuel migrering også. Migreringen kan gribes an på forskellig vis og afhænger i høj grad af jer og jeres behov. Ofte vil vi i samarbejde identificere områder, som kan migreres tidligt i processen. Det vil især gælde for relativt statisk indhold. Men der vil også være områder, som skal migreres umiddelbart op til lanceringen.
- Go live: den nye løsning åbnes op for brugerne og den tidligere udfases. Sideløbende med disse hovedfaser anbefaler vi at arbejde på en kommunikationsplan inklusive adoptionsaktiviteter, så vi får flyttet brugerne godt fra en platform til en anden. Vi anbefaler også at inddrage slutbrugerne i løbende test og validering – dels i opsætningen af platformen, men også i eventuel specialudvikling.
Der er således en række skridt, som skal tages i forbindelse med, at Microsoft til juni ikke længere supporterer SharePoint 2016 og 2019. Hvordan du skal gribe det an kommer meget an på din organisation og jeres brugeres behov. Uanset hvilken vej I vælger, skal I starte med at specificere, hvordan løsningen i grove træk skal se ud på en ny platform. Herefter bygger I fundamentet, opsætter MAPen og træner redaktørerne inden I påbegynder migreringen af det væsentligste indhold fra den eksisterende platform og kan lancere den nye løsning.
Hvad gør jeg nu?
Hvis ikke du har mod på selv at kaste dig ud i en migrering, så er du altid velkommen til at kontakte os. Du kan sende os dine oplysninger i formularen nedenfor eller kontakte Louise på mail Louise.bjerregaard@ngage.dk eller tif. +45 42 95 13 00 for mere information.