Når vi rådgiver om intranet, oplever vi ofte at organisationers fokus er på design, nyheder og navigation. Men de vigtigste beslutninger ligger ofte i hvordan vi skaber en Informationsarkitektur som understøtter brugerne.
Informationsarkitektur er fundamentet under en velfungerende digital medarbejderoplevelse. Hvis strukturen er uklar, bliver intranettet svært at bruge og svært at styre. Hvis Informationsarkitekturen er gennemtænkt, bliver den digitale arbejdsplads et redskab, medarbejderne faktisk kan bruge i hverdagen.
Informationsarkitekturen styrer hvordan Information organiseres, hvordan nyheder kan vises, og hvilket indhold medarbejdere finder. Med andre ord er informationsarkitekturen grundlaget for god søgning, personalisering, governance og AI- og Copilot-scenarier.
Tre kilder skaber en stærk informationsarkitektur
En god Informationsarkitektur bygger ikke på mavefornemmelser eller organisationsdiagrammer. Den bygger på viden. Derfor tager vi typisk udgangspunkt i tre videnskilder når der skal skabes en stærk informationsarkitektur:
Medarbejderne og deres vigtigste opgaver
Først skal vi forstå, hvem intranettet skal hjælpe, og hvilke opgaver medarbejderne udfører i hverdagen. Hvad leder de efter og hvilke informationer bruger de ofte?
NGAGE arbejder ofte ud fra et mindre sæt intranetpersonaer som en pragmatisk måde at få brugerindsigter om medarbejdernes behov, arbejdsopgaver og forventninger til den digitale arbejdsplads.
Personaerne giver et fælles grundlag for at beslutte, hvilket indhold der er vigtigst, hvilke situationer intranettet skal understøtte, og hvor strukturen skal være særlig enkel.
Når vi kombinerer brugerindsigter med topopgaver, får vi et faktabaseret billede af brugernes anvendelse, som er et grundlag for en god informationsarkitektur. Hvor strukturen er designet ud fra medarbejdernes behov frem for organisationens organisationsdiagram.
Det eksisterende indhold
De fleste organisationer har opbygget store mængder information gennem årene. Noget er relevant, noget er forældet, og noget findes flere steder.
En indholdsanalyse giver indsigt i ejerskab, kvalitet og anvendelse af indholdet. Det gør det muligt at træffe kvalificerede beslutninger om, hvad der skal migreres, forbedres og afvikles. Samtidig afslører den ofte overlap, dubletter og gamle strukturer, som ikke bør videreføres i den nye løsning.
Men primært giver det eksisterende indhold et overblik indhold og indholdstyper i informationsarkitekturen for det fremtidige intranet.
Organisationens målbillede
Informationsarkitekturen skal ikke kun understøtte nuværende behov. Den skal også understøtte organisationens ambitioner. Hvis vi alene baserer os på brugere og eksisterende indhold, risikerer vi at optimere på fortiden.
Derfor er den tredje kilde organisationens målbillede:
- Hvilken rolle skal intranettet spille om to eller tre år?
- Hvordan skal den digitale medarbejderoplevelse udvikle sig?
- Hvilke ambitioner skal platformen understøtte?
Ved at indarbejde organisationens målbillede i informationsarktitekturen, sikrer vi at intranettet er fleksibelt og understøtter den udvikling organisationen ser ind i.
Fra analyse til struktur
Når de tre perspektiver er samlet, har vi et kvalificeret grundlag for at begynde udarbejdelsen af Informationsarkitekturen.
Her bruger mange organisationer card sorting til at forstå, hvordan medarbejderen naturligt grupperer information og hvilke ord de bruger
Det er ofte her, man opdager forskellen mellem organisationens interne begreber og medarbejdernes hverdagssprog. Resultatet er en struktur, der bygger på medarbejdernes naturlige gruppering af viden frem for projektgruppens antagelser.
Med input fra målbilledet, eksisterende indhold og personaer, skaber card sortingen den første version af en navigationsstruktur. Den testes oftest med tree testing.
Tree testing tester, om medarbejderne kan finde den information, de leder efter, om de leder de steder navigationen er bygget til og hvor de bliver usikre. Metoden giver målbare data om, hvordan strukturen fungerer, før den implementeres
Card sorting
Card sorting er en brugerundersøgelsesmetode, der bruges til at undersøge, hvordan brugere naturligt organiserer og kategoriserer information.
Deltagerne får en række kort med forskellige emner eller typer af indhold, som de skal gruppere på en måde, der giver mening for dem. Metoden kan bidrage til en mere intuitiv informationsarkitektur og navigation. Så card sorting kan afdække, hvordan forbrugerne forventer og ser, at information hænger sammen.
Tree testing
Tree testing bruges til at undersøge, hvor nemt brugere kan finde information i en given struktur.
Deltagerne får konkrete opgaver og skal navigere for at finde det indhold på den foreslåede navigationsstruktur . Metoden viser, om kategorier,betegnelser og grupperinger giver mening, og om brugerne vælger de forventede veje gennem strukturen. Så tree testing afdækker, om brugerne kan finde det, de leder efter, i den informationsstuktur, der er bygget op
Fra informationsstrukturen til teknisk arkitektur i SharePoint og Microsoft 365
Når informationsarkitekturen er designet og valideret, er næste skridt at omsætte den til en moderne SharePoint-arkitektur som betyder beslutninger om:
- Hubstruktur
- Site struktur
- Anvendelse af metadata
- Indholdstyper
- Målgrupper
- Proces for hvordan det vedligeholdes og udvikles
Processen for vedligehodelse og udvikling kaldes ofte for governance, det har stor betydning for at den gode brugeroplevelse, søgning og AI oplevelse fastholdes i den fremtidig udvikling af intranettet.
Derfor er det sjældent nok at forstå brugernes behov alene. Man skal også forstå, hvordan SharePoint fungerer arkitektonisk.
De bedste resultater opstår, når informationsarkitektur og SharePoint-arkitektur udvikles sammen. Her kan erfarne specialister hjælpe med at omsætte brugerbehov til en løsning, der både fungerer teknisk, understøtter governance og kan skaleres i takt med organisationens udvikling.
Informationsarkitektur er et fundament, ikke en menu
Når informationsarkitekturen lykkes, bemærker medarbejderne den sjældent.
De finder bare det, de leder efter.
Indhold er nemt at vedligeholde. Nyheder vises de rigtige steder. Søgningen giver relevante resultater.
Det ser enkelt ud på overfladen, men bag oplevelsen ligger en række bevidste valg om brugere, indhold og målbillede.
Tilmeld jer vores webinar ”Intranettet anno 2027”, hvor vi vil gennemgå, hvorfor informationsstrukturen har betydning for jeres intranet. Du kan også booket et uforpligtende møde med os, hvis I vil drøfte, hvordan jeres behov og ambitioner kan omsættes til en struktur, der holder i praksis og forbedrer den digitale medarbejderoplevelse.